【無料】マコなり社長動画まとめ|無能な人の会議のやり方(173)

今回はマコなり社長のYouTube動画「無能な人の会議のやり方」についてまとめていきます。

ビジネスマンにとって、会議は必須なものです。
たとえ一対一であれ、仕事の方向性を決めるためにも会議の方法は、誰もが意識すべきはずです。

今回紹介されている「無能な人の会議のやり方TOP5では、これ自分もやっちゃっているかも…と思いだす機会になるかも知れません。この動画を見ながら、より会議の生産性を上げてスムーズに進められる力をつけていきましょう。

順を追って、5位から2位を紹介し、番外編をはさんで1位を紹介していきます。
それでは、本題に入っていきましょう!

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第5位 30分以上時間をかける(032~)

これを読んでいる方は「会議は1時間が基本」だと、無意識に思っていませんか?
時間は長めに取るほど、思わず優先順位をつけないで話そうとしてしまうので、重要な意思決定のために余計な情報を足してしまう傾向にあります。

基本設定を30分にすることで、ムダな話をするだけの余裕が減り、より重要な内容を話そうと意識しやすくなるので生産性が上がります。特に短期的な数値の目標設定や行動目標を定めるときには効果的でしょう。
極端な話、15分で終えるくらいがよいです。

1時間以上の会議が必要なものは「論理的に考えてもすぐに答えが出ないもの」または「クリエイティブな発想が必要なもの」のいずれかだけです。

例)新規事業のブレインストーミング、10年後に1000億円売上のための戦略策定…など

マコなり社長が経営する会社、株式会社divでも「社内・社外を含めて会議は30分以内」のルールを徹底しているとのことです。もし会議の効率を上げたいならば、まずは30分で試してみてはどうでしょうか?

4位 会議のあとにアクションプランを決めない(1:37~)

たとえ会議をしても、行動という形で変化を取らなければ何の意味もありません。
「誰が何の行動を取るのか?」までを確認したうえで行動が変わらなければ、また会議の確認をする時間が出てしまいます。これは会議をした意味がない最悪のケースです。

会議の目標(ゴール)はアクションプランを決めること
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」までを決めることがゴールというわけです。

そのため、会議の内容は議事録などの形で、かならず文章で残すようにしましょう。
タスク管理ツールを使うと効果的で、たとえば「Trello(トレロ)」というツールは見やすく一つ一つのタスクに分けることができるので便利です。

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第3位 考え抜いてきた人がいない(2:27~)

実は、とても重要なポイントとなるので、ぜひチェックしておきましょう。

会議の前に、一人でも議題についてとことんアイデアを練ってきた人が居なければかなりの確率でその会議はムダになってしまいます。集まることには、なんの意味もありません。

会議の大前提は、「誰かが真剣に考えた提案をもとに、抜け漏れや勘違いなどがないか確認する」ことです。
最高に効率のよい会議をするためには、会議の議題を持ってくる人が「何を聞かれても答えられるレベル」で考え抜いてくる必要があります。そうでなければ、前提条件や論点をまとめるまでに30分では足りません。

そこでマコなり社長は「会議前にやっておくべき2つのポイント」を上げています。

1)現時点で何がベストか解決策と、自分の意思を示す
2)反論を想定しておく

…の2つです。これは順を追って紹介します。

  • 解決策と自分の意思を示す

会議では「今こんな現状があります」…というだけの説明で終わってはなりません。これでは今後のアクションについて何も分からないからです。

そこで現状説明に加えて「解決策としてA案・B案・C案があります」「自分は~案が良いと思います。理由は…」とのように落とし込んでみましょう。ここまで行えば、他の参加者も賛成や反対などの意見、質問などを行いやすくなります。

  • 反論を想定しておく

マコなり社長は「ビジネスにおいて結果を分けるのは論理ではなく意思にある」と言い切り、たとえ一個人の思いから発した提案であってもそれに向かう意思や「これをやりたい!」という勇気がビジネスを制するものになると話しています。

若手に多い勘違いとして「絶対に否定されない完璧なロジックを作ろう」とするものがあります。ですが反対意見や疑問点はどう頑張ってもかならず出るものですし、絶対的に正しい論理的な提案はこの世に存在しません。

むしろ、自分の価値観に根差した信念や、やりたいという意思にまで詰めておく方が聴き手を納得させられるだけのものになるはずです。

だからこそ、論理で詰めるよりも「こういうことを言われたら、こう返して説得できるようにしよう」と想定しておくことが肝心なのです。

第2位 資料をそのまま読み上げる(5:52~)

これを未だにやっていたら恥ずかしいレベルのNGな会議でしょう。
なぜわざわざ、1枚目から読み上げる必要があるのでしょうか。

文字は読めばわかるので、読み上げる必要はありません。
ですので、会議の最初に2分間資料に目を通す時間を作ることで解決できます。

※「資料は事前に目を通すべき」とも言われますが、マコなり社長は賛同していません。
「会議前にやるべきこと(=To Do)を課してしまうので、大体の人は読んで来ない」からです。
むしろ、会議内に資料を読む時間を取るほうが、生産性が上がると話しています。
より慎重な検討が求められるケースもあるので、時と場合によって使い分けましょう!

冒頭に読む時間を作れば、議論したいトピック毎に進めて、
司会者が「この件について疑問や意見はありますか?」…と聞いていく方が、とても効果的です。

番外編 直接会いたがる

これは社外での会議である光景なので、番外編としています。
どうしても直接会って会議すべきだ!という人がいるようですが、直接対面すると
 ・移動時間が取られる
 ・すぐ帰ることに罪悪感が残る
…という点で、会議時間が延びてしまう傾向にあります。数値目標などの事務的な会議であればわざわざ対面で行う必要性はないでしょう。

※ZOOMやGoogle Meet、Skypeなどのよいツールが無料でも十分に利用可能です。
5GやAR(拡張現実)などの技術が発達するからこそ、今からでも存分にオンライン会議の経験を重ねておくとよいでしょう。

ただし、対面での会議は「感情的な納得」を得やすいメリットがあります。
マコなり社長も、対面の会議の品質を10とするならばオンライン会議では体感で78程度にまで下がってしまうようです。感情的な納得をキーに、会議の種類によって使い分けましょう!

第1位 会議でしか決めない(849~)

意思決定は、わざわざ会議をやらずともできます。
極端な話、関係者全員からYESを取れれば、仕事やプロジェクトは前に進められるのです。

「会議でYESを取らなくては、仕事は前に進められない!」
「今日は時間がないから、来週の会議で合意を取り直そう」
「みんな忙しいから、まとまった時間で合意を取らなければならない」

…と思い込んではいませんか?

発想を変えて、ひとつの質問をあなたにします。
会社において、最短・最速の意思決定をするには、だれに合意を取ればよいでしょうか?

端的に答えると、意思決定責任者です。
極端な話、その人に「一読してもスグに理解できるような提案内容」を文章化して送り、
「それでOK!」とさえ合意が取れれば、他関係者のOKを取る必要はないのです。

でも、どれだけ改善やプロジェクト進行をしても、改善すべき箇所は生じるものです。
だからこそ会議という手段にこだわらずとも、ランチ中の会話や休憩中の雑談でも、合意や確認を取ることは十分に可能です。決して、会議中だけがモノゴトを決定する手段ではないと覚えておいてほしいのです。

※マコなり社長が経営する株式会社divでの、意思決定を行う場所をつくる工夫も載せておきます。
1)経営会議は毎朝30分、始業前にする
2)毎朝10分のショートミーティングを、全チームが行う

そして、自分でもできる「最速で意思決定を行う方法」についても紹介されています。こちらも是非チェックしてみてくさい!

【仕事の生産性を爆上げする奥義】
1)完成度20%の提案内容を文章で作る
2)自分の上司にフィードバックを何度かもらい、行ける雰囲気を作る
3)2)の状況がよければ「関係者に共有しても大丈夫か」合意を得る

完璧な資料を作って一発OKを出すに越したことはないですが、よほど経験を積んだ人でなければ難しいでしょう。それよりも、1)の2割共有で「どんな問題をどう解決したい」かを簡潔につかめたらOKとしましょう。

そのうえで、2)にて、ひとつ上司のフィードバックを何度か貰い、大筋OKな雰囲気ができあがったら関係者に根回しを進めていく…というスムーズな流れができあがります。

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まとめ

この動画では、無能な人の会議のやり方TOP5について紹介されていました。

5位 30分以上時間をかける

  →リミットを30分(ないしは15分に決めておく)

4位 会議の後にアクションプランを決めない

  →会議では「誰が、何を、どこまで」するかを決める

3位 考え抜いた人がいない

  →少なくとも1人が「解決策と反論」について考えておく

2位 資料をそのまま読み上げてしまう

  →会議に資料を読む時間を設ける

1位 会議でしか決めない

  →提案を通す「2割共有」の機会を作る

を意識して、仕事の効率を爆上げしましょう!

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