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仕事では、あらゆる局面で資料を作成しなければならない機会が多いです。

文書に残しておかなければならないこと、他部署や得意先にプレゼンをする場合なども、わかりやすい資料作りをしなければなりません。

しかし、作成するためには、時間がかかります。

ですから、事前に作成する理由をしっかり考えることが必要です。

会議や電話などを利用して口頭で伝えるだけで十分な内容については、あえて作成する必要はないです。

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仕事のできる人は、資料作りをしなければならないこと、作成をしなくてもよいことの判断ができます。

基本的に資料は、人に何かを伝えたいとき、会議の議事録などのように、実際に行ったことを書き留めておく目的で作成します。

ですから、簡潔に要点だけをまとめるべきものです。

文字が多すぎる場合や内容の時系列、流れなどを意識して作成しなければなりません。

簡単なことは、口頭で伝えればよろしいですし、メールなどを活用すれば十分な場合も多くあります。

作成理由をしっかり考えて、的を射た内容の文面や見せ方をすることが効率の良い仕事の仕方です。

文書によっては、社内規定などで、数年間保管しなければならないなどのルールが決まっている場合もあります。

例えば、大切な契約書などは、しっかりと保存しなければなりませんし、印刷はしなくともデータとして保管することが必要な場合もあります。

パソコンやタブレットが普及しており、今では、メモを取るという習慣が薄れつつあります。

しかし、常にメモができる手帳を持っておいた方がよろしいです。

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会議などではなく、日常の会話の中に重要なポイントがある場合には、手書きのメモを用意することが必要なのです。

さまざまな仕事をしていますと、ご自身では覚えたと思っていることでも、忘れてしまうことがあります。

重要なことは、メモの記載事項から、しっかりとした正式な文書を作らなければならないのです。

手間のかかる資料作りは作成する理由をしっかり考え、生産性が高く効率の良い仕事をすることが大切です。