書類をファイルにとじて保管するときに便利な「ファイルの表紙（中表紙）」と「目次」のテンプレート（Excel・A4縦）を無料で配布しています。表紙には年度・書類名・部署・担当者・保存期間・廃棄予定・ファイル番号の欄があり、目次は30行の一覧表です。ファイルの1ページ目に入れておくと、中身と保管期限がひと目でわかります。
ファイルの表紙・目次テンプレート（Excel・A4縦）
ファイルの表紙・目次（Excel）をダウンロード
表紙の書き方
| 欄 | 書き方 |
|---|---|
| 年度 | 書類の年度（例：2026年度） |
| 書類名 | 中身がわかる名前（例：○○契約関係書類、経費精算書類） |
| 部署・担当者 | 保管の責任者がわかるように |
| 保存期間 | 社内規程や法令で決められた期間（例：7年）と、いつまで保存するか |
| 廃棄予定 | 保存期間が終わる年月 |
| ファイル番号 | 棚やリストで管理する番号 |
保存期間は書類の種類や会社の規程によって違います。社内のルールを確認して記入してください。
目次の書き方
- とじた順に、書類名・日付・枚数を記入します。備考欄には「原本」「写し」などのメモを書けます。
- 30行を超える場合は、Excelで行を追加してください。見出し行は印刷するすべてのページに表示される設定になっています。
- 書類を追加したら、目次もその場で更新しておくと、あとで探すときに困りません。
背表紙・ラベルとそろえる
表紙と同じ書類名・年度を背表紙やラベルにも入れておくと、棚に並べたときに探しやすくなります。
よくある質問
Wordで使いたい
Excelで記入してから、表紙・目次の範囲をコピーしてWordに貼り付けることもできます。ビジネス文書用の表紙は表紙テンプレート（Word）も配布しています。
会社の書類に使ってもいいですか？
はい、自由にお使いください。テンプレートファイルそのものの再配布・販売はご遠慮ください。