面談記録シートのExcelテンプレートを無料で配布しています。定期面談・目標設定・評価・キャリア・悩みの相談・復職・退職など、社員との面談の内容を1枚に記録できます。話し合った内容、本人の意見、面談者の助言に加え、決めたこと(やること・担当・期限)を残せるので、次の面談でふりかえれます。面談の一覧表と記入例つき。登録はいりません。
目次
面談記録シートのテンプレート(Excel)
面談記録シートはA4縦、面談記録一覧はA4横で印刷できます。黄色のセルに入力します。
面談記録の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 面談の種類 | 定期面談・目標設定・評価の面談・キャリア・悩み・相談・復職・退職などから、□を■にかえて選びます |
| 前回からのふりかえり | 前回の面談で決めたことが、どうなったかを書きます |
| 話し合った内容 | 話題を箇条書きで書きます。長い会話をすべて書く必要はありません |
| 本人の意見・希望 | 本人が言ったことを、できるだけ本人の言葉のまま書きます。面談者の考えと分けて書くのがポイントです |
| 面談者の助言・所見 | 面談者が伝えたことや、気づいたことを書きます |
| 決めたこと(次の行動) | だれが・何を・いつまでにやるかを書きます。次回の面談でふりかえる材料になります |
| 取りあつかい | 記録をだれまで見てよいかを決めて書きます |
面談を記録するときの注意
- 事実と意見を分ける:「遅刻が多い」ではなく「10月に遅刻が3回あった」のように、事実を書きます。
- 面談のあとすぐに書く:時間がたつと内容があいまいになります。その日のうちにまとめましょう。
- 本人に確かめてもらう:記録の内容を本人に見せて確認欄にサインをもらうと、あとで「言った・言わない」になりにくくなります。
- 個人情報として管理する:病気や家庭の事情など、配慮が必要な内容がふくまれることがあります。保管場所と、見られる人の範囲を決めておきます。
ほかのシートとの使い分け
上司と部下が毎週・隔週で短く話す場合は1on1シート、人事評価の面談では人事評価シート、目標の設定には目標管理シート、採用の面接では面接評価シートが使えます。この面談記録シートは、種類を問わず「いつ・だれと・何を話して・何を決めたか」を残すための記録用です。
よくある質問
退職の面談でも使えますか?
使えます。面談の種類で「退職」を選び、退職の理由、退職日の希望、引き継ぎの予定などを書きます。引き継ぎは引継書にまとめると便利です。
オンラインの面談でも使えますか?
使えます。「場所・方法」に「オンライン(Teams)」などと書いてください。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式もそのまま動きます。