町内会・自治会・マンションで使う回覧板のテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。
- 回覧板(表紙＋確認欄):件名・回覧開始日・返却先と、20世帯分の確認日・確認印の欄が1枚に入っています。
- 回覧板の順番表:30世帯分の回す順番を書いて、回覧板に貼っておけます。
回覧板テンプレート(Excel・A4縦)ダウンロード
1つのファイルに「回覧板」と「順番表」の2枚のシートが入っています。
回覧板(表紙＋確認欄)
回覧板の順番表
使い方
- ダウンロードしたファイルをExcelで開きます。
- 「回覧板」シートの町内会名・班、件名、回覧開始日、返却先と期限を書き換えます。
- 確認欄の「お名前」に、回す順に名前を入れておきます(手書きでもかまいません)。
- 印刷して、お知らせの書類の一番上につけ、回覧板のバインダーにはさみます。
- 「順番表」のシートは、年度の初めに印刷して回覧板の表紙裏などに貼っておくと便利です。
世帯数が少ないときは、使わない行を選んで右クリック→［削除］で減らせます。
回覧板の回し方とマナー
- 受け取ったら早めに回す:目安は1〜2日以内。留守が続く家は飛ばして次の方に回し、帰ってきたら見てもらいます。
- 確認欄に印をする:見たしるしとして、確認日と印(またはサイン)を書きます。だれのところで止まっているかがわかります。
- 直接手渡すか、決まった場所に:郵便受けに入らない場合は、ドアノブに袋で掛けるなど、班で決めた方法で渡します。
- 個人情報に気をつける:確認欄には名字だけを書くなど、必要以上の情報は載せないようにします。
お知らせ文の例
清掃活動のお知らせ
○月○日(日)午前8時から、町内一斉清掃を行います。各家庭から1名以上のご参加をお願いします。雨天の場合は○日(日)に延期します。軍手・ごみ袋は町内会で用意します。
町内会費の集金のお知らせ
令和○年度の町内会費(年額○○円)を、○月○日(○)から○日(○)の間に班長が集金にうかがいます。ご不在の場合は、封筒に入れて班長の郵便受けにお届けください。
総会のお知らせ
令和○年度の定期総会を、○月○日(○)午後○時から○○集会所で開催します。欠席される方は、別紙の出欠票・委任状を○月○日までに班長へご提出ください。
よくある質問
Wordで作りたい
Excelで開いて、表をコピーしてWordに貼り付けることもできます。そのまま印刷するならExcelのままが簡単です。
スマホで順番表を見たい
順番表のシートを印刷して写真に撮るか、ExcelのファイルをPDFにして、班のグループで共有すると見やすくなります。
読んでもらえるお知らせの書き方
回覧板は、たくさんの家庭が短い時間で目を通します。ひと目で内容が伝わるように、次のポイントを意識して書きましょう。
- 題名で用件がわかるようにする:「お知らせ」ではなく「町内一斉清掃のお知らせ(○月○日)」のように、何のお知らせかを題名に入れます。
- 大事なことを最初に書く:日時・場所・やってほしいことを、文の最初の方に書きます。あいさつ文は短くします。
- 1枚に1つの用件:いくつものお知らせを1枚にまとめると、読み落としが増えます。用件ごとに紙を分けます。
- 文字は大きめに:高齢の方も読みやすいよう、本文は大きめの文字にし、行と行の間を空けます。
- 締め切りと問い合わせ先を書く:返事が必要なものは締め切りを、わからないときに聞ける人(班長・役員の名前など)も書いておきます。
| わかりにくい書き方 | わかりやすい書き方 |
|---|---|
| 近日中に側溝の清掃を予定しておりますので、よろしくお願いします。 | ○月○日(日)午前8時から、側溝の清掃をします。各家庭から1名、集会所前にお集まりください。 |
| 参加できる方はご連絡ください。 | 参加できる方は、○月○日までに班長の○○(電話 ○○○-○○○○)までご連絡ください。 |
回覧板でよくある困りごとと対応
どこかで止まってしまう
確認欄を見れば、どの家まで回ったかがわかります。何日も戻ってこないときは、班長が次の家の方に声をかけて確かめます。回覧開始日と返却の期限を表紙に書いておくと、止まっていることに早く気づけます。
回覧板をなくしてしまった
なくしたことに気づいたら、まず班長に知らせます。お知らせの原本は役員が持っていることが多いので、もう一度印刷して回し直せます。大事なお知らせは、配る前にコピーを取っておくと安心です。
長く家を空ける・回すのがむずかしい
旅行や入院などで長く留守にするときは、班長や前後の家の方に伝えておくと、順番を飛ばして回してもらえます。足が不自由な方や、ひとり暮らしの高齢の方がいる場合は、班の中で相談して、渡し方を決めておきましょう。
新しく引っ越してきた家がある
新しい家庭が加わったら、順番表に名前を足して、回し方(渡す相手・置き場所・回す目安の日数)を伝えます。最初の1回は、手渡しであいさつをかねて説明すると、気持ちよく受け取ってもらえます。
紙の回覧板と連絡ツールの使い分け
最近は、メールやメッセージアプリなどで連絡をする町内会もあります。ただ、スマホを使わない方もいるので、紙の回覧板と組み合わせて使うところも多くあります。
- 紙の回覧板が向いているもの:総会や行事のお知らせ、市区町村からのお知らせなど、全員に届けたいもの。
- 連絡ツールが向いているもの:雨で行事が延期になったときなど、急いで伝えたいもの。
どちらを使う場合も、連絡先などの個人情報の扱いは、班や町内会でルールを決めておきましょう。総会の出欠をとるときは、委任状テンプレートを回覧板と一緒に回すこともできます。