契約書管理台帳のテンプレート(Excel)を無料・登録不要で配布しています。会社が結んでいる契約書を一覧にして、いつ終わるのか、自動で更新されるのか、原本がどこにあるのかを、すぐにわかるようにする台帳です。
- 終了日・自動更新の有無・通知期間(何か月前までに申し出るか)を入れると、更新しない場合の通知の期限と残り日数を自動で計算します。
- 状態(契約中・期限間近・更新確認・終了)を自動で表示し、終了まで90日以内の契約はオレンジ、通知の期限まで30日以内は赤い文字になります。
- 状態別・種類別の件数と契約金額を出す集計シートつき(50件)。
目次
契約書管理台帳テンプレート(Excel)ダウンロード
契約書管理台帳
集計シート
使い方
- 見本の行を消して、手元にある契約書を1件ずつ入力します。
- 契約書の「契約期間」と「更新」の条文を読み、終了日・自動更新の有無・通知期間を入れます。たとえば「期間満了の3か月前までに申し出がないときは、1年間更新する」なら、自動更新は「有」、通知は「3」です。
- 残り日数と状態は、ファイルを開いた日を基準に毎回計算し直されます。月に1回など、決まった日に台帳を開いて、色がついた契約を確かめます。
- 自動で更新された契約(状態が「更新確認」)は、終了日を次の期間の終了日に書き換えます。
台帳に書く項目
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 契約書名・相手方 | 契約書のタイトルと、契約した相手の正式な名前 |
| 種類 | 売買・業務委託・賃貸借・秘密保持・リースなど(リストから選ぶ) |
| 担当部署 | その契約を管理する部署。問い合わせ先にもなります |
| 契約日・開始日・終了日 | 契約書に書かれた日付と期間 |
| 自動更新・通知 | 自動更新の条項があるか、何か月前までに申し出る必要があるか |
| 契約金額 | 契約書に書かれた金額 |
| 原本の保管場所 | 金庫・キャビネットの番号や、電子契約の保存先 |
自動更新の契約で気をつけること
「期間満了の○か月前までに、どちらからも申し出がなければ、同じ条件で更新する」という条項がある契約は、申し出の期限を過ぎると、使っていなくても次の期間の契約が続きます。この台帳では、終了日から通知期間をさかのぼった日を「更新しない通知の期限」として表示します。使わなくなったサービスやリースは、この期限より前に解約の手続きをしましょう。
期限の数え方(「3か月前まで」が何日までか)や、通知のしかた(書面で送る必要があるかなど)は、契約書の条文で決まります。台帳の日付は目安とし、大事な契約は条文も確かめてください。
契約書管理のやり方
- 担当を決める:台帳は総務・法務などの1つの部署でまとめ、各部署の担当者が新しい契約を報告するルールにします。
- 番号をつける:台帳のNo.を契約書の原本にも書いておくと、原本を探しやすくなります。
- 原本はまとめて保管:金庫や鍵のかかるキャビネットに、番号順に保管します。持ち出すときは記録を残します。
- 電子契約も台帳に入れる:電子契約のデータは、紙と同じように台帳に入れ、保存先を書いておきます。
契約書の保存期間の目安
法人の場合、取引に関する書類である契約書は、法人税法で原則7年間(欠損金が出た事業年度は10年間)の保存が必要です。会社法では、会計帳簿と事業に関する重要な資料を10年間保存することになっています。契約が終わってもすぐには捨てず、台帳に「終了」として残しておきましょう。電子契約のデータは、電子帳簿保存法のルールに沿って、電子データのまま保存します。
よくある質問
契約書を作るテンプレートはある?
あります。業務委託契約書、秘密保持契約書、請負契約書などのテンプレートを配布しています。
契約書に収入印紙は必要?
契約書の種類と金額によって必要かどうかが決まります。請負契約書などは印紙が必要で、業務委託契約書でも内容によっては必要になります。電子契約には印紙はいりません。
残り日数がマイナスになっている
終了日を過ぎています。自動更新の契約なら、終了日を次の期間の終了日に書き換えてください。終わった契約はそのまま残しておけば、灰色で表示されます。