備品管理表のテンプレート(Excel)を無料・登録不要で配布しています。会社や学校、店舗にあるパソコン・プロジェクター・机・いすなどの備品を、どこに何がいくつあるか、だれが借りているかまで一覧で管理できます。
| シート | 内容 |
|---|---|
| 備品台帳 | 管理番号・品名・分類・数量・置き場所・購入日・購入金額・状態・点検日。貸出中かどうかを自動表示し、合計金額も計算 |
| 貸出記録 | 管理番号を入れると品名が自動で入る。返却予定日を過ぎて返っていないものは赤 |
目次
備品管理表テンプレート(Excel)ダウンロード
備品台帳
貸出記録
使い方
- 「備品台帳」に、備品を1つずつ登録します。分類と状態はリストから選べます。同じ物でも、パソコンのように1台ずつ管理したい物は、行を分けて別の管理番号をつけます。
- 備品を貸し出したら、「貸出記録」に管理番号・借りた人・貸出日・返却予定日を書きます。品名は自動で入ります。
- 返ってきたら返却日を書きます。返却日が空欄のあいだは、台帳の「貸出」の欄に「貸出中」と表示されます。
- 年に1〜2回、台帳と実物を見比べる点検(棚卸し)をして、「最後の点検日」を更新します。
備品管理の進め方
- 管理番号をつける:「B-001」のように番号をつけ、同じ番号のラベルを備品に貼ります。分類ごとに「PC-001」「机-001」と分ける方法もあります。
- 置き場所を決める:「総務部 棚A」のように、戻す場所まで決めておくと、なくなりにくくなります。
- 貸し出しは必ず記録する:口頭の貸し借りは、だれが持っているかわからなくなる原因になります。
- 状態を残す:故障や修理、廃棄の予定も台帳に書いておくと、買い替えの計画が立てやすくなります。
備品・消耗品・固定資産のちがい
| 区分 | 例 | 管理のしかた |
|---|---|---|
| 消耗品 | コピー用紙・文房具・電池 | 使えばなくなる物。在庫管理表で数を管理 |
| 備品 | パソコン・プロジェクター・机・いす | くり返し使う物。備品管理表で場所と貸し出しを管理 |
| 固定資産 | 税務上、一定の金額以上で長く使う物 | 減価償却の対象。固定資産台帳で管理 |
会計や税金のうえでは、取得した金額や使う期間によって、経費(消耗品費)にするか固定資産にするかが決まります。備品管理表は、金額にかかわらず「物がどこにあるか」を管理するための表なので、固定資産にあたる備品も一緒に登録しておくと便利です。
よくある質問
点検のチェック表もほしい
設備や機械の点検項目を毎日・毎月チェックするなら点検表テンプレートが使えます。
Googleスプレッドシートで使える?
Googleドライブにアップロードして開けば使えます。複数の人で同時に貸出記録を書きたいときに便利です。