郵便物受付簿のExcelテンプレートを無料で配布しています。会社や事務所に届いた郵便物・書留・宅配便の受付日・種類・差出人・宛先・追跡番号と、だれに、いつ渡したかを記録できます。まだ本人に渡していないものは黄色、書留・現金書留・内容証明は赤い太字になるので、渡しもれを防げます。郵便物を出したときの発送簿(料金の合計つき)もセットです。記入例つきで、登録はいりません。
目次
郵便物受付簿のテンプレート(Excel)
A4横で印刷できます。黄色のセルに入力します。
郵便物受付簿の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 受付日・時刻 | 届いた日と時刻を書きます。書留や宅配便は、届いた時刻も書いておくと確かめやすくなります |
| 種類 | 普通郵便・速達・書留・簡易書留・特定記録・現金書留・レターパック・ゆうパック・宅配便・内容証明から選びます |
| 差出人・宛先 | 封筒に書かれた差出人と、社内のだれ宛てかを書きます |
| 追跡番号 | 書留や宅配便には、配達の状況を調べられる番号(お問い合わせ番号)があります。控えておくと、届いた・届かないの確認に使えます |
| 受付者 | 受け取った人の名前を書きます |
| 渡した日・受け取った人 | 本人や部署に渡した日を書き、受け取った人にサインか印をもらいます。空いている行は黄色のままなので、渡しもれがわかります |
書留や大事な郵便物を受け取るときの注意
- 書留・現金書留・内容証明は、受け取りのサインや印が必要です。だれが受け取ったかを必ず記録し、本人に渡すまでは、かぎのかかる場所で保管します。
- 「親展」と書かれた郵便物は、宛先の本人だけが開けるものです。受付簿に記録して、開けずに本人に渡します。
- 本人が不在のときは、机の上に置いたままにせず、保管場所を備考に書いておきます。
郵便物発送簿の使い方
郵便物や荷物を出したときに、発送日・種類・宛先・中身・依頼した人・料金・追跡番号を書きます。料金を入れると下に合計が出るので、切手代や送料の月ごとの集計にも使えます。郵便料金は郵便料金の計算ツールで、大きさと重さから調べられます。
請求書や契約書など、届いたことを確かめたい書類は、特定記録や簡易書留で出して追跡番号を控えておくと安心です。
よくある質問
郵便物受付簿と来客受付簿は分けたほうがよいですか?
分けるのがおすすめです。郵便物は「いつ、だれに渡したか」、来客は「だれが、何時に、だれに会いに来たか」を記録するので、書く項目がちがいます。来客の記録は来客受付簿を使ってください。
宅配便も同じ表に書いてよいですか?
書けます。種類で「宅配便」「ゆうパック」を選び、追跡番号を書いておきます。量が多い会社では、郵便物と荷物でシートを分けてもかまいません。
マンションの管理室や学校でも使えますか?
使えます。宛先を部屋番号や学年・クラスにして使います。受け取った人のサイン欄があるので、渡したかどうかで迷わなくなります。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。