取引先台帳(取引先一覧・取引先管理表)のExcelテンプレートを無料で配布しています。得意先・仕入先・外注先の会社名・住所・電話番号・担当者・メールアドレスと、締め日・支払(入金)日・インボイスの登録番号・取引開始日を1つの表にまとめられます。登録番号の形がまちがっているとオレンジになるので、入力ミスに気づけます。記入例つきで、登録はいりません。
目次
取引先台帳のテンプレート(Excel)
A4横で印刷できます。30社まで書けます。黄色のセルに入力します。
取引先台帳の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| コード | 「C-001」(得意先)、「S-001」(仕入先)のように番号をつけると、並べかえや検索がしやすくなります |
| 区分 | 得意先(売る相手)・仕入先(買う相手)・外注先・その他から選びます |
| 会社名・住所・電話番号 | 請求書や郵便物を送るときにそのまま使えるよう、正式な会社名で書きます |
| 担当者・メールアドレス | 部署名もいっしょに書くと、担当者が変わったときにわかりやすくなります |
| 締め日・支払(入金)日 | 「月末締め・翌月末払い」など、取引の条件を書きます。請求や支払いの予定を立てるときに使います |
| インボイス登録番号 | 適格請求書発行事業者の登録番号(Tと13けたの数字)を書きます。登録していない相手は「未登録」と書きます |
| 取引開始・備考 | 取引を始めた年月や、請求書の送り方(メール・郵送)などの決まりを書きます |
インボイスの登録番号を確かめる
インボイス制度では、仕入先から受け取る請求書などに書かれた登録番号が正しいかどうかが大切です。登録番号は、国税庁の「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」で、番号を入れると事業者の名前などを調べられます。取引を始めるときに一度確かめて、この台帳に書いておくと、毎回調べる手間がへります。
このテンプレートは、「T」で始まり、あとに13けたの数字が続く形になっていないとオレンジ色になります。形を確かめるだけなので、番号が実際に登録されているかは公表サイトで確かめてください。
取引先台帳を使うと便利なこと
- 請求・支払いのもれを防ぐ:締め日と支払日が一覧になるので、売掛金管理表や買掛金管理表と合わせて使うと、入金や支払いの予定がわかります。
- 担当者が変わっても困らない:連絡先や取引の決まりがまとまっているので、引き継ぎがかんたんです。
- 年賀状・お知らせの送り先リストになる:住所をそのまま宛名に使えます。
お客様(個人)の情報を管理するなら顧客管理表、契約書の期限を管理するなら契約書管理台帳が向いています。
よくある質問
振込先の口座も書いてよいですか?
書けます。備考の列を使うか、列をふやしてください。口座の情報は大事な情報なので、ファイルにパスワードをかけて保存し、見られる人を限っておきましょう。振込先の変更の連絡が来たときは、電話などでも確かめると、なりすましの詐欺を防げます。
30社より多いときは?
行をコピーしてふやせます。オレンジ色のしくみ(条件付き書式)も、行をコピーすれば引き継がれます。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。