背表紙を作るときは、普段使い慣れたソフトと、変更したい内容から形式を選ぶとスムーズです。Excel版もWord版も、このサイトでは3～10cmのテンプレートを配布しています。どちらを選んでも、最後に印刷した紙の寸法を確認する点は同じです。
先に確認するポイント
- Excel：セル単位で見出しを揃えたいとき
- Word：文字の配置や表の寸法を調整したいとき
- 形式を決めたら、寸法確認と試し刷りを行う
Excel版が向いている作業
セルへ項目を入力したり、似た見出しを複製したりする作業に慣れているなら、Excel版が扱いやすいでしょう。年度・部署名・保存期間などを揃える運用とも相性があります。ただし、通常表示の列幅は単純なmm値ではありません。列幅を変更した後は、印刷結果の幅を確認する必要があります。
Word版が向いている作業
文書や表の編集に慣れている場合はWord版を選べます。文字の配置、改行、余白を整えながら仕上げたいときに使いやすい形式です。表を使ったレイアウトでは、自動調整によって列幅が変わることがあるため、文字を入力した後も枠の幅を確認しましょう。
決め手は「大量か少量か」だけではない
Excelでも１枚だけ作れますし、Wordでも複数枚を並べられます。量だけで形式を決めず、社内で編集する人が開けるか、普段どちらを使うか、見出しの変更が中心かレイアウト調整が中心かを考えます。ほかの人へ引き継ぐ場合は、使用ソフトと印刷用紙をメモしておくと便利です。
テンプレートを選ぶ順序
まず元の見出し紙の幅と高さを測り、次にExcel・Wordの形式を選びます。使いたいテンプレートをダウンロードし、名前を変えて保存してから編集します。サイズ違いのテンプレートを何枚も開くより、寸法を先に決めるほうが迷いません。
編集するときは、枠と文字を分けて考える
見出しが収まらないときは、先に文字数・改行・文字サイズを調整します。文字を大きくするために枠まで広げると、ファイルへ入らなくなることがあります。「枠の寸法は固定し、中の文字を整える」を基本にすると、印刷後の手戻りを減らせます。
配布ページへの最短ルート
幅が決まっていない場合はサイズ一覧へ、幅3cmや5cmと決まっている場合は個別ページへ進んでください。実際の背見出し紙とテンプレートの仕上がり寸法が一致するか確認して利用します。CADで図面と一緒に管理したい場合はCAD版も選択肢になります。
うまくいかないときの確認
職場のパソコンで開ける形式を選ぶ
ソフトの有無や互換性を確認します。別アプリで開いた場合は、文字の折り返しや印刷位置が変わることがあります。
紙に出す前に原本を残す
ダウンロードした原本を残し、編集用のコピーを作ると、枠を変えてしまったときに戻せます。
よくある質問
Excel版のほうが寸法は正確ですか？
形式だけで精度は決まりません。原稿の寸法、印刷設定、プリンターの条件を合わせて確認します。
Word版をExcelで開けば使えますか？
専用のExcel版を選ぶほうがレイアウトを保ちやすくなります。ファイルの拡張子だけを書き換えて変換しないでください。