鍵管理表のExcelテンプレートを無料で配布しています。会社や学校、マンション、倉庫などの鍵を、番号・場所・本数・保管場所でまとめる鍵の管理台帳と、だれがいつ借りて返したかを書く貸出記録簿の2枚がセットです。貸出記録は、返却の欄が空いている行(まだ返っていない鍵)が自動で色づくので、返し忘れにすぐ気づけます。
目次
鍵管理表テンプレート(Excel)
鍵の管理台帳の書き方
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 鍵の番号(タグ) | 鍵につけるタグの番号。「K-01」など、鍵と台帳で同じ番号にします |
| 場所・用途 | どこの鍵か(例:本社3階 会議室A、倉庫 南側シャッター) |
| 本数・合鍵 | 全部で何本あるか、そのうち合鍵は何本か |
| 保管場所 | キーボックス、金庫、総務部の引き出しなど |
| 管理責任者 | その鍵の管理を任されている人 |
| 貸出 | 貸し出してよい鍵か(可・否)。マスターキーなどは「否」にします |
貸出記録簿の使い方
- 鍵を貸すときに、貸出日・鍵の番号・借りた人・時刻・返却予定を書きます。
- 返ってきたら、返却日時と、受け取った人(返却確認者)を書きます。
- 返却日時が空いている行は薄い赤で表示されます。終業時に赤い行がないか確かめれば、鍵の返し忘れを防げます。
鍵の管理で気をつけること
- 鍵には場所を書かない:タグには番号だけをつけ、どこの鍵かは台帳でわかるようにします。落としたときに悪用されにくくなります。
- 年に1回は本数を数える:台帳の本数と実物の本数が合っているか確かめ、合鍵が勝手に作られていないかも確認します。
- なくしたらすぐ報告:なくした日と場所を記録し、必要ならシリンダー(鍵穴)を交換します。報告の書式は事故報告書や始末書が使えます。
- 退職・異動のとき:預けていた鍵を返してもらい、台帳と貸出記録を更新します。引継書に鍵の一覧を入れておくと安心です。
よくある質問
キーボックスの鍵も管理できますか?
できます。キーボックスの番号を「保管場所」に書き、キーボックスそのものの鍵や暗証番号の管理者も台帳に入れておきます(暗証番号そのものは台帳に書かないでください)。
入退室の記録もつけたいときは?
部屋に入った人や時刻の記録は入退室管理表、来客の記録は来客受付簿が使えます。
車の鍵の管理にも使えますか?
使えます。車ごとの車検や保険の管理には車両管理表もあわせてどうぞ。