歓迎会の案内の例文とテンプレートです。案内文と、切り取って使える出欠票を1枚にまとめたWord版を無料配布しています。メールの例文、幹事がすること、当日の流れも紹介します。
目次
歓迎会の案内テンプレート(Word・PDF)
A4縦・1枚です。上が案内文、下が出欠票です。○の部分を書きかえて、印刷して配るか、PDFにしてメールで送ります。
案内に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 目的 | 歓迎される人の名前と、入社・異動してきた日。 |
| 日時 | 日付、曜日、始まりと終わりの時間。 |
| 場所 | 店名、住所、電話番号、駅からの道順。 |
| 会費 | 金額と、払い方(当日、前もって集めるなど)。 |
| 出欠の締め切り | 店に人数を伝える日より前にします。 |
| 幹事 | 名前と連絡先(内線、メール)。 |
歓迎会の案内メールの例文
件名:【ご案内】○○さんの歓迎会(○月○日)
○○部の皆さま
お疲れさまです。幹事の○○です。
○月から○○部に、○○さんが加わりました。
親睦を深めるため、歓迎会を開きます。ぜひご参加ください。
日時:○月○日(○) 19:00〜21:00
場所:○○○○(○○駅 ○口から徒歩○分)
会費:○,○○○円(○○さんは無料です)
○月○日(○)までに、このメールに返信して出欠を教えてください。
幹事がすること
- 日にちを決める:主役の予定を最初に確かめます。
- お店を決めて予約する:人数の見込み、予算、駅からの近さで選びます。
- 案内を出す:2〜3週間前に出すと、予定を空けてもらいやすくなります。
- 出欠をまとめる:締め切りの日に人数を確定し、お店に伝えます。
- 自己紹介の時間や席の配置を準備する。
- 当日の進行を決める:始まりと終わりの挨拶をだれに頼むか決めておきます。
当日の流れの例
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 開始 | 幹事の挨拶、開会の言葉 |
| 5分 | 乾杯(上司や先輩にお願いする) |
| 食事・歓談 | 1時間〜1時間半 |
| 後半 | 歓迎される人の挨拶、自己紹介 |
| 終わり | 締めの挨拶、会費の精算 |
よくある質問
歓迎される人の会費はどうしますか?
歓迎される人は無料にするのが一般的です。案内にも「○○さんは無料です」と書いておくと、本人が気をつかわずにすみます。
いつごろ開けばよいですか?
入社や異動から2週間〜1か月くらいの、仕事に少し慣れたころが多いです。4月は新しく入る人が多いので、早めにお店を予約します。
お酒を飲まない人への気配りは?
ソフトドリンクが多いお店を選び、無理にすすめないようにします。会費を飲む人と飲まない人で分けることもあります。