送別会の案内の例文とテンプレートです。案内文と、切り取って使える出欠票を1枚にまとめたWord版を無料配布しています。メールの例文、幹事がすること、当日の流れも紹介します。
目次
送別会の案内テンプレート(Word・PDF)
A4縦・1枚です。上が案内文、下が出欠票です。○の部分を書きかえて、印刷して配るか、PDFにしてメールで送ります。
案内に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 目的 | 送られる人の名前と、退職・異動の日。 |
| 日時 | 日付、曜日、始まりと終わりの時間。 |
| 場所 | 店名、住所、電話番号、駅からの道順。 |
| 会費 | 金額と、払い方(当日、前もって集めるなど)。 |
| 出欠の締め切り | 店に人数を伝える日より前にします。 |
| 幹事 | 名前と連絡先(内線、メール)。 |
送別会の案内メールの例文
件名:【ご案内】○○さんの送別会(○月○日)
○○部の皆さま
お疲れさまです。幹事の○○です。
○○さんが、○月○日をもちまして退職(○○支店へ異動)されることになりました。
これまでの感謝をこめて、送別会を開きます。ぜひご参加ください。
日時:○月○日(○) 19:00〜21:00
場所:○○○○(○○駅 ○口から徒歩○分)
会費:○,○○○円(当日集めます)
○月○日(○)までに、このメールに返信して出欠を教えてください。
記念品と寄せ書きを用意します。ご協力いただける方は、○○までご連絡ください。
幹事がすること
- 日にちを決める:主役の予定を最初に確かめます。
- お店を決めて予約する:人数の見込み、予算、駅からの近さで選びます。
- 案内を出す:2〜3週間前に出すと、予定を空けてもらいやすくなります。
- 出欠をまとめる:締め切りの日に人数を確定し、お店に伝えます。
- 花束・記念品・寄せ書きを準備する。
- 当日の進行を決める:始まりと終わりの挨拶をだれに頼むか決めておきます。
当日の流れの例
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 開始 | 幹事の挨拶、開会の言葉 |
| 5分 | 乾杯(上司や先輩にお願いする) |
| 食事・歓談 | 1時間〜1時間半 |
| 後半 | 送られる人の挨拶、花束・記念品の贈呈 |
| 終わり | 締めの挨拶、会費の精算 |
よくある質問
送られる人の会費はどうしますか?
送られる人は無料にして、その分をほかの参加者で負担するのが一般的です。
記念品の予算はどのくらいですか?
決まりはありません。参加者から1人数百円〜千円くらいを集めて、花束やちょっとした品物を贈ることが多いです。寄せ書きは寄せ書きテンプレートが使えます。
欠席する人はどうすればよいですか?
欠席でも寄せ書きや記念品に参加できるよう、案内に書いておくと親切です。送られる人には、個別にメッセージを送るとよいでしょう。