年次有給休暇管理簿のテンプレート(Excel)を無料・登録不要で配布しています。2019年4月から、会社は従業員ごとに年次有給休暇管理簿を作り、保存することが義務になりました。あわせて、年10日以上の有給休暇がある従業員には、年5日を確実に取らせる必要があります。
- 個人別:入社日と「何年目か」を入れると、基準日(付与日)・期間の終わり・付与日数が自動で出ます。取得した日を入れると、残りの日数と、年5日の取得義務の達成状況(「達成」「あと○日」)を表示します。
- 一覧:20人分を1枚にまとめ、年5日を達成していない人がひと目でわかります。
目次
年次有給休暇管理簿テンプレート(Excel)ダウンロード
年次有給休暇管理簿(個人別・A4縦)
年次有給休暇管理簿(一覧・A4横・20人分)
使い方
- 個人別のシートを従業員ごとにコピーし、氏名・所属・入社日・「何年目の管理簿か」を入れます(入社から半年後に初めて付与される年が1年目)。
- 前の年から繰り越した日数を入れます。
- 有給休暇を取ったら、取得した日と区分(全日・半日)を入れます。残りの日数と年5日の達成状況が自動で変わります。
- 期間の終わりが近づいても「あと○日」と出ている人には、本人の希望を聞いて、取る日を指定します(時季指定)。
自動で出る付与日数は、週5日以上(または週30時間以上)働く、通常の労働者の日数です。パートタイマーなど比例付与の人は、付与日数を手で書き換えてください。
管理簿に書く項目
労働基準法施行規則第24条の7で、従業員ごとに次の3つを書くことが決められています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 基準日 | 有給休暇を与えた日(入社から6か月後、その後は1年ごと) |
| 日数 | 取得した日数(半日単位・時間単位で取った場合はその時間数) |
| 時季 | 実際に取得した日付 |
管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることもできます。
有給休暇の付与日数
| 勤続年数 | 6か月 | 1年6か月 | 2年6か月 | 3年6か月 | 4年6か月 | 5年6か月 | 6年6か月以上 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 通常の労働者 | 10日 | 11日 | 12日 | 14日 | 16日 | 18日 | 20日 |
| 週4日 | 7日 | 8日 | 9日 | 10日 | 12日 | 13日 | 15日 |
| 週3日 | 5日 | 6日 | 6日 | 8日 | 9日 | 10日 | 11日 |
| 週2日 | 3日 | 4日 | 4日 | 5日 | 6日 | 6日 | 7日 |
| 週1日 | 1日 | 2日 | 2日 | 2日 | 3日 | 3日 | 3日 |
週4日以下は、週の所定労働時間が30時間未満の人の日数です(比例付与)。付与されるには、前の期間の出勤率が8割以上である必要があります。使わなかった有給休暇は2年で時効により消えます。
年5日の取得義務
- 年10日以上の有給休暇が付与される従業員(パートなどを含む)には、基準日から1年以内に5日を取らせる必要があります。
- 本人が自分で取った日数や、計画的付与で取った日数は、5日に含めることができます。半日単位で取った分も含めますが、時間単位で取った分は含めません。
- 5日に足りない場合は、会社が本人の意見を聞いたうえで、取る日を指定します(時季指定)。時季指定をする場合は、就業規則にその定めが必要です。
- 年5日を取らせなかった場合は、30万円以下の罰金の対象になります(対象の従業員1人ごと)。
保存期間
年次有給休暇管理簿は、有給休暇を与えた期間中と、その期間が終わってから5年間(当分の間は3年間)保存します。紙でも、Excelなどの電子データでもかまいません。
よくある質問
基準日が人によってちがって管理しにくい
入社日ごとに基準日がばらばらだと、管理が大変になります。就業規則で、全員の基準日を4月1日などにそろえる方法(斉一的付与)もあります。その場合は、法律より不利にならないよう、前倒しで付与する必要があります。
退職する人の有給休暇は?
退職日までに残っている有給休暇は、本人が請求すれば取得できます。退職の予定がわかったら、残りの日数を早めに確かめておきましょう。