忘年会の案内状のテンプレート(Word・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。日時・場所・会費・出欠の欄と、切り取り線の下に出欠票がついています。
忘年会の案内状テンプレート(Word・A4縦)ダウンロード
ていねいな案内(社内向け)
くだけた案内(カジュアル)
使い方
- ダウンロードしたファイルをWordで開きます。
- 宛先、日付、幹事の名前と、日時・場所・会費・出欠の締め切りを書き換えます。
- 印刷して配るか、回覧します。PDFにしてメールやチャットに添付してもかまいません。
- 出欠票は切り取り線で切って、幹事に提出してもらいます。
案内状に書くこと
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 日時 | 曜日と、開始・終了の時刻を書く(「18:30〜20:30」) |
| 場所 | 店名・最寄り駅からの道のり・住所。地図のURLや店のホームページを添えると親切 |
| 会費 | 金額と、集め方(当日集める・事前に集める) |
| 出欠の締め切り | お店の予約に間に合うよう、会の1〜2週間前に |
| 幹事・連絡先 | 問い合わせ先がわかるように |
案内文の例文
ていねいな案内文(社内)
晩秋の候、皆様にはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。本年も残すところわずかとなりました。日頃の感謝をこめて、下記のとおり忘年会を開催いたします。ご多忙の折とは存じますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
くだけた案内文(部署・チーム)
今年も残りわずか!1年間おつかれさまでした。おいしい料理を食べながら、みんなで今年をふりかえりましょう。ビンゴ大会もあります。ぜひ参加してください!
メール・チャットでの案内文
件名:【ご案内】○○部 忘年会(12/○ 金)
みなさま、おつかれさまです。幹事の○○です。今年も忘年会を開きます。
日時:12月○日(金)18:30〜 / 場所:○○(○○駅 徒歩3分) / 会費:4,000円
出欠を12月○日までに、このメールへの返信でお知らせください。
ていねいな案内文を12月に入ってから送る場合は、時候のあいさつを「晩秋の候」から「師走の候」に変えます。
よくある質問
いつごろ案内すればいいですか?
12月は飲食店の予約が混むので、1か月前(11月上旬〜中旬)には案内を出して、出欠をとるのがおすすめです。
新年会の案内にも使えますか?
タイトルと本文を「新年会」に書き換えれば使えます。1月に送る場合は、時候のあいさつを「新春の候」などにします。
幹事の準備の流れ
忘年会の幹事は、案内状を出す前から準備が始まります。だいたいの流れを知っておくと、あわてずにすみます。
| 時期の目安 | やること |
|---|---|
| 1か月半〜1か月前 | 日にちの候補を決める。上司や主な参加者の予定を先に聞いておく |
| 1か月前 | お店の候補を選び、仮の予約をする。案内状を出す |
| 出欠の締め切り後 | 人数をお店に伝えて、予約を確定する。コースや飲み放題を決める |
| 2〜3日前 | 参加者に、日時・場所・会費をもう一度知らせる |
| 当日 | 早めにお店に行き、席や支払いの方法を確認する |
人数が決まらないうちは、お店に「仮の予約」をお願いできるか聞いてみましょう。予約の変更や取り消しの期限も、あわせて確認しておくと安心です。
当日の進行の例
2時間の会なら、次のような流れが一般的です。あいさつや乾杯をだれにお願いするかは、前もって本人に伝えておきましょう。
- 開会のことば(幹事):「ただいまから忘年会を始めます」と短く始めます。
- はじめのあいさつ(上司や代表者):1年をふりかえる話を、2〜3分でお願いします。
- 乾杯:あいさつをした人とは別の人にお願いすることが多いです。
- 食事と歓談:料理を楽しみながら、自由に話す時間です。
- 余興(ビンゴなど):会の後半、みんながそろったころに行うと盛り上がります。
- 締めのあいさつ:「来年もよろしくお願いします」と、会を終えます。
終わりの時刻が近づいたら、幹事は少し早めに会計をすませておくと、スムーズに解散できます。
お店選びと会費の決め方
お店を選ぶときに見ること
- 行きやすさ:会社や最寄り駅から歩いて行ける場所だと、遅れて来る人も迷いません。
- 席の形:人数が多いときは、個室や貸し切りができるお店だと、まわりを気にせず話せます。
- 料理と飲み物:お酒を飲まない人もいます。ソフトドリンクの種類があるかも見ておきましょう。
- 食べられないもの:アレルギーや苦手な食べ物がある人がいないか、出欠と一緒に聞いておくと、お店に早めに伝えられます。
会費の決め方
会費は「コースの料金+飲み放題の料金」をもとに考えます。ビンゴなどの景品代がかかるときは、その分も足します。集めやすいように、500円や1,000円単位の切りのよい金額にするのがおすすめです。
上司や役員から、お金や品物の差し入れをいただくこともあります。その場合は、会の始めか乾杯の前に「○○部長から差し入れをいただきました」と紹介して、みんなでお礼を伝えましょう。
欠席の返事とお礼の例文
欠席を伝えるとき(参加者から幹事へ)
お疲れさまです。忘年会のご案内をありがとうございます。あいにく当日は家の用事があり、欠席させていただきます。みなさんで楽しんでください。
欠席の返事は、締め切りより前に、できるだけ早く出すのがマナーです。理由はくわしく書かなくてもかまいません。
会のあとのお礼(幹事から参加者へ)
みなさま、昨日の忘年会ではお疲れさまでした。たくさんの方に参加していただき、ありがとうございました。おかげさまで、楽しい会になりました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。
会のあとのお礼(参加者から幹事へ)
昨日は忘年会の準備をありがとうございました。料理もおいしく、とても楽しい時間を過ごせました。お店選びから当日の進行まで、本当にお疲れさまでした。
お礼は、会の翌日のうちに、メールやチャットで短く送ると気持ちが伝わります。差し入れをくださった方には、幹事から個別にもお礼を伝えると、ていねいです。