是正処置報告書のExcelテンプレートを無料で配布しています。不良やクレームなどの不適合の内容、応急処置(暫定処置)、なぜなぜ分析による原因、再発を防ぐ対策(担当・期限・完了日)、水平展開、効果の確認までを1枚にまとめられます。取引先への回答書や、ISO 9001の是正処置の記録に使えます。記入例つき。登録はいりません。
目次
是正処置報告書のテンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。黄色のセルに入力します。
是正処置報告書の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 件名・品名・ロット | 何の問題かがひと目でわかる件名をつけ、対象の品名・品番・ロット・数量を書きます |
| 不適合の内容 | いつ・どこで・何が・どのくらい起きたかを、数字で書きます(例:48個で穴位置が0.6mmずれた。公差は±0.2mm) |
| 発見の経緯 | だれが、どの検査や工程で見つけたかを書きます |
| 応急処置(暫定処置) | いま出ている不良を止めるためにしたこと(選別・回収・交換・出荷停止など)と、完了した日を書きます |
| なぜなぜ分析 | 「なぜ起きたか」を3〜5回くり返して、根本の原因までさかのぼります |
| 是正処置 | 根本の原因をなくす対策を、担当・期限と合わせて書きます。完了したら完了日を書きます |
| 水平展開 | 同じ原因で問題が起きそうな、ほかの製品・ライン・工程にも同じ対策をしたかを書きます |
| 効果の確認 | 対策から一定の期間がたってから、同じ問題が起きていないかを確かめ、有効か再対策が必要かを判定します |
応急処置と是正処置のちがい
| 応急処置(暫定処置) | 是正処置(恒久対策) | |
|---|---|---|
| 目的 | いま出ている不良の影響を止める | 同じ原因で二度と起きないようにする |
| 例 | 在庫の全数検査、不良品の回収・交換、出荷の停止 | 治具の改良、点検項目の追加、作業手順書の見直し、教育 |
| タイミング | 見つけたらすぐ | 原因がわかってから |
応急処置だけで終わると、同じ問題がまた起きます。原因を調べて、しくみや手順を変えるところまで行うのが是正処置です。
なぜなぜ分析のコツ
- 人のせいで止めない:「作業者の不注意」で止めず、「なぜ不注意でも気づけなかったのか」まで掘り下げます。
- 事実で答える:「〜だと思う」ではなく、現場で確かめたことを書きます。
- 対策が打てるところまで:原因に対して手を打てる(しくみを変えられる)ところまで来たら止めてかまいません。5回にこだわる必要はありません。
- さかのぼって読む:根本の原因から「だから〜」と逆に読んでいって、話がつながるかを確かめます。
ISO 9001と是正処置
品質マネジメントシステムの規格ISO 9001では、不適合が起きたときに、その不適合への処置と、原因を明らかにして再発を防ぐ是正処置を行い、その記録を残すことが求められています(箇条10.2)。このテンプレートは、その記録の様式として使えます。会社の品質マニュアルで決めた様式がある場合は、そちらにしたがってください。
不具合を見つけた人が最初に出す報告には不具合報告書、事故になりかけた出来事にはヒヤリハット報告書、お客様からの苦情の記録には苦情対応記録表が使えます。
よくある質問
是正処置報告書と顛末書・始末書のちがいは?
是正処置報告書は、原因と再発防止の対策をまとめる品質の記録です。顛末書は出来事の経緯の報告、始末書は自分のあやまちについての謝罪と反省の文書です。
取引先から8Dレポートを求められたときは?
8Dレポートは、チームの編成から再発防止と確認までを8つの段階で書く報告書です。取引先の様式があればそれを使い、このテンプレートは社内で原因と対策をまとめるときの下書きとして使ってください。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式もそのまま動きます。