ヒアリングシートのExcelテンプレートを無料で配布しています。お客様の現状と課題・目的・要望(優先度つき)・予算・時期・決める方・次にすることを、話の流れにそって1枚に書きこめます。ホームページの制作、システムの導入、リフォーム、コンサルティングなど、提案の前に話を聞く仕事に使えます。記入例(ホームページの制作)つきで、登録はいりません。
目次
ヒアリングシートのテンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。打ち合わせに持っていく紙としても、聞きながらパソコンで入力しても使えます。
ヒアリングシートで聞くこと
| 項目 | 聞くこと | 聞き方の例 |
|---|---|---|
| 現状と課題 | いまどうしているか、何に困っているか、その原因 | 「いまはどのように〇〇していますか」「いちばん困っていることは何ですか」 |
| 目的・ゴール | どうなれば成功か(できれば数字で) | 「〇〇ができたら、どのくらいよくなりそうですか」 |
| ご要望 | してほしいこと。必須・できれば・将来に分けて聞きます | 「これだけは外せない、というものはありますか」 |
| 予算 | 使えるお金のめやす(初期費用と毎月の費用) | 「ご予算の範囲は決まっていますか」 |
| 時期・納期 | いつまでに必要か、その理由 | 「〇月までに、というご事情はありますか」 |
| 決める方・流れ | だれが、いつ、どのように決めるか | 「ご判断はどなたがなさいますか」「決めるまでの流れを教えてください」 |
| 比べている会社 | ほかの会社や方法を検討しているか | 「ほかにも検討されている方法はありますか」 |
| 大事にすること | 決めるときにいちばん重視すること(価格・品質・早さ・相談のしやすさなど) | 「選ぶときに、何をいちばん大切にされますか」 |
ヒアリングをうまく進めるコツ
- 事前にシートを見ておく:聞くことを決めておくと、聞きもれがなくなります。お客様に事前に送って、書いてもらってから会う方法もあります。
- まず現状と困りごとから聞く:いきなり予算を聞くより、困っていることを先に聞くと話しやすくなります。
- 要望には優先度をつける:全部を「必須」にすると提案が高くなります。「必須」「できれば」「将来」に分けておくと、予算に合わせた提案がしやすくなります。
- 最後に「次にすること」を決める:だれが、何を、いつまでにするかを、その場でお客様と確かめます。
- その日のうちに確認のメールを送る:聞いた内容をまとめて送ると、行きちがいを防げます。
ヒアリングのあとに使う書類
聞いた内容をもとに、提案書と見積書を作ります。打ち合わせの記録を残すなら議事録、何度も商談を重ねるときは商談記録シート、お客様の情報をまとめておくなら顧客管理表が便利です。
よくある質問
ヒアリングシートとアンケートのちがいは?
アンケートは、たくさんの人に同じ質問をして答えを集めるものです。ヒアリングシートは、1人(1社)のお客様と話しながら、くわしい事情や要望を聞きとるためのものです。お客様の数が多いときはアンケートを使います。
業種に合わせて項目を変えられますか?
Excelなので、項目の名前は自由に書きかえられます。たとえばリフォームなら「建物の築年数・広さ」、システムなら「いま使っているソフト・使う人数」のように、よく聞くことを加えておくと便利です。
オンラインの打ち合わせでも使えますか?
使えます。画面の共有でシートを見せながら聞くと、お客様もいっしょに内容を確かめられます。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。