商談記録シートのExcelテンプレートを無料で配布しています。商談ごとに、お客様・出席者・商談の段階・受注の確度、話した内容とお客様の反応、予算・時期・決める方・競合、次にすることを1枚に記録できます。商談を一覧にする案件管理のシートもセットで、見込み金額の合計や受注の合計が自動で出て、次回の予定日を過ぎた商談は赤くなります。記入例つきで、登録はいりません。
目次
商談記録シートのテンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。黄色のセルに入力します。
商談記録シートの書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 商談の段階 | 初回訪問・ヒアリング・提案・見積・条件の交渉・受注・失注・保留から選びます |
| 受注の確度 | A(ほぼ決まり)・B(可能性が高い)・C(検討中)・D(低い)から選びます。チームで基準をそろえておくと、見込みの計算が正確になります |
| 今日の目的 | その商談で何を決めたいか、何を確かめたいかを書きます。商談の前に書いておくのがおすすめです |
| 話した内容・提案したこと | 説明したこと、見せた資料、伝えた金額などを箇条書きで書きます |
| お客様の反応・要望・心配 | よい反応だけでなく、心配していることや反対の意見も書きます。次の提案のヒントになります |
| 受注に向けた確認 | 予算・時期・決める方・競合を書きます。わからないことは空けておき、次の商談で聞きます |
| 次にすること | だれが、何を、いつまでにするかを書きます |
商談の一覧(案件管理)の使い方
商談のたびに、商談日・お客様・案件名・段階・確度・見込み金額・次回の予定日を1行ずつ書きます。
- 確度がA・Bで、まだ受注・失注していない商談の見込み金額の合計が「見込み(A・B)」に出ます。
- 段階を「受注」にすると行が緑になり、受注の合計に入ります。
- 次回の予定日を過ぎても受注・失注になっていない商談は、予定日が赤くなります。連絡がとぎれている商談を見つけられます。
商談で確かめたい4つのこと
受注できるかどうかを判断するには、次の4つを確かめるとよいといわれます。頭文字をとって「BANT(バント)」とよばれる考え方です。
| 項目 | 確かめること |
|---|---|
| Budget(予算) | 使えるお金はいくらか |
| Authority(決める人) | だれが決めるか。話している相手が決める人か |
| Needs(必要性) | どんな困りごとがあり、どのくらい必要としているか |
| Timeframe(時期) | いつまでに決めるか、いつから使いたいか |
テンプレートの「受注に向けた確認」は、この4つを書きこめるようになっています。最初の商談でくわしく聞くときはヒアリングシートが便利です。
よくある質問
営業日報とのちがいは?
日報は、1日の仕事全体をまとめる報告です。商談記録シートは、1つの商談の中身をくわしく残すものです。日報には「〇〇社と商談(くわしくは商談記録)」と書き、内容は商談記録に残すと、両方が見やすくなります。
案件管理表やSFAとのちがいは?
商談の一覧のシートは、かんたんな案件管理に使えます。案件ごとの金額や進み具合をくわしく管理するなら案件管理表も使えます。営業の人数が多く、スマホから入力したい場合は、営業支援システム(SFA)を使う方法もあります。
オンライン商談の記録にも使えますか?
使えます。「商談の方法」に「オンライン」と書き、使った資料の名前も書いておくと、あとで同じ資料を送るときに便利です。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。