提案依頼書(RFP)のテンプレート(Word・PDF)を無料で配布しています。システムの導入や業務の委託で、複数の会社に同じ条件で提案と見積を依頼するための書類です。背景と目的・依頼する範囲・求める要件・予算の目安・提案書に書いてほしいこと・スケジュール・評価の基準・問い合わせ先の欄があり、灰色の文字で書き方と例が入っています。
目次
提案依頼書(RFP)のダウンロード
RFP(提案依頼書)とは
RFPは Request for Proposal の略で、発注する側が、何をしてほしいのか・どんな条件で提案してほしいのかを書いて、候補の会社に渡す書類です。同じRFPで複数の会社に依頼すると、提案や見積を同じものさしで比べられるようになります。
RFPに書く主な項目
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 背景と目的 | なぜ依頼するのか、何を実現したいのか |
| 依頼する範囲 | 導入・開発・研修・保守など、どこまで頼むか |
| 求める要件 | 必須と希望に分けた機能・条件 |
| 予算の目安 | 上限、または内訳を示してほしいこと |
| 提案書に書いてほしいこと | 対応方法・体制・スケジュール・費用の内訳・実績 |
| スケジュール | 質問の受付、提出期限、説明会、結果の連絡 |
| 提出方法と評価の基準 | 提出のしかたと、どの項目を何点で評価するか |
| その他・問い合わせ先 | 秘密保持などの条件、担当者の連絡先 |
よい提案が集まるRFPのコツ
- 目的をはっきり書く:「システムを入れたい」ではなく「回答までの時間を2日から当日に」のように、実現したいことを書くと、会社ごとに工夫した提案が出ます。
- 必須と希望を分ける:すべて必須にすると、提案の幅がせまくなり、費用も高くなります。
- 評価の基準を示す:何を重く見るかを伝えると、提案の内容がそろい、比べやすくなります。
- 質問の機会を作る:質問の受付と回答の日を決め、回答は全社に同じ内容で伝えます。
RFPから発注までの流れ
- 社内で目的・範囲・予算を決める
- 候補の会社を選び、RFPを送る(必要なら先に秘密保持の約束をする)
- 質問を受け付けて回答する
- 提案書を受け取り、説明を聞いて評価する
- 会社を決め、くわしい要件定義と契約に進む
契約の条件(秘密保持・知的財産・支払いなど)は、取引の内容によって大きくちがいます。RFPに書く前に、社内の法務担当や専門家に確認してください。このページのテンプレートと説明は一般的な参考で、当サイトはご利用の結果について責任を負いません。
よくある質問
RFI(情報提供依頼書)とのちがいは?
RFIは、どんな製品やサービスがあるかを知るために、会社に情報の提供をお願いする書類です。RFIで候補をしぼってから、RFPで具体的な提案を依頼する流れがよく使われます。
見積だけほしいときは?
頼む内容が決まっていて、金額だけを比べたいときは見積依頼書で十分です。