会計報告書(収支決算書)のテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。町内会・自治会・PTA・子ども会・サークルなどの総会資料にそのまま使えます。
- 予算額と決算額を入れるだけで、差額・収入合計・支出合計・次年度繰越金が自動で計算されます。
- 収入の差額は「決算−予算」(増減)、支出の差額は「予算−決算」(残り)で表示します。
- 会計担当者の署名欄と、監事2名分の監査報告欄つき。
会計報告書テンプレート(Excel・A4縦)ダウンロード
使い方
- ダウンロードしたファイルをExcelで開きます。
- タイトルの「令和○年度」「○○町内会」と、会計期間を書き換えます。
- 収入の部・支出の部の科目を、会に合わせて書き換えます(見本の数字は消して使います)。
- 各科目の予算額と決算額を入れます。差額・合計・次年度繰越金は自動で入ります。
- 会計担当者と監事の名前を入れて印刷し、それぞれ押印(または署名)します。
科目が足りないときは、合計の行のすぐ上の空いている行に入れます。それでも足りなければ、空行の途中で行を挿入すると、合計の式の範囲も自動で広がります。
科目の例
| 収入の部 | 支出の部 |
|---|---|
| 前年度繰越金 | 行事費(夏祭り・運動会・清掃活動など) |
| 会費 | 会議費・総会費 |
| 補助金・助成金(市区町村など) | 通信・印刷費(回覧・お知らせの印刷) |
| 寄付金 | 消耗品費・備品費 |
| 雑収入(預金利息など) | 慶弔費・防犯灯の電気代・予備費 |
作るときのポイント
- 次年度繰越金を確かめる:「収入合計(決算)−支出合計(決算)」が、通帳と現金の残高の合計と合っているかを必ず確認します。
- 領収書をそろえる:支出ごとに領収書やレシートを日付順に保管しておくと、監査がスムーズです(領収書テンプレートもあります)。
- 差額が大きい科目には備考を:予算と決算が大きく違う科目は、「行事中止のため」など理由を備考欄に書いておくと、総会での質問に答えやすくなります。
- 監査は総会の前に:監事に帳簿・通帳・領収書を見てもらい、監査報告欄に押印してもらってから総会資料にします。
よくある質問
予算書も作りたい
このファイルをコピーし、決算額の列を空けて予算額だけを使えば、来年度の予算書として使えます。
Excelがなくても使えますか?
Googleスプレッドシートにアップロードして開くこともできます。合計などの計算式はそのまま動きます。
総会での会計報告のしかた
会計報告書ができたら、総会で参加者に説明します。数字を全部読み上げると長くなるので、大事なところにしぼって話すのがコツです。
説明する順番
- 会計期間(いつからいつまでの報告か)
- 収入の合計と、主な収入(会費・補助金など)
- 支出の合計と、主な支出
- 予算と大きく違った科目と、その理由
- 次年度繰越金の金額
- 監事による監査の報告(監事から説明してもらう)
説明の例文
令和○年度の会計報告をいたします。お手元の資料をご覧ください。期間は令和○年4月1日から令和○年3月31日までです。収入の合計は○○円で、主なものは会費と市からの補助金です。支出の合計は○○円でした。行事費は、夏祭りの規模を小さくしたため、予算より○○円少なくなっています。差し引き○○円を、次年度に繰り越します。以上で会計報告を終わります。続いて、監事より監査報告をお願いします。
監査報告の例文(監事)
令和○年度の会計について、○月○日に帳簿・通帳・領収書を確認しました。収入・支出とも正しく処理されていることを確認しましたので、ご報告いたします。
説明が終わったら、「ご質問はありますか」と参加者に聞きます。すぐに答えられない質問は、「確認して、あとでお知らせします」と伝え、会報や回覧で答えれば大丈夫です。
ふだんの会計で気をつけること
決算のときにあわてないためには、1年を通して記録をつけておくことが大切です。
- お金の出入りは、その日のうちに記録する:日付・内容・金額をノートや表に書きます。まとめて書こうとすると、忘れたり、まちがえたりしやすくなります。
- 会のお金と自分のお金を分ける:会のお金は、専用の通帳と専用の財布(手提げ金庫など)で管理し、自分のお金とまぜないようにします。
- 立て替えたときのルールを決める:役員が買い物をして立て替えたときは、レシートと引きかえに精算する、といったルールを決めておきます。
- ときどき残高を確かめる:月に一度など、記録の残高と、通帳・現金の残高が合っているかを確認します。早めに気づけば、原因も探しやすくなります。
- ひとりで抱えこまない:大きな支払いや、通帳からの引き出しは、会長など別の役員にも確認してもらうと、まちがいや疑いを防げます。
次の会計担当への引き継ぎ
町内会やPTAの役員は、1〜2年で交代することが多い役目です。総会が終わったら、次の会計担当に引き継ぎをします。
| 引き継ぐもの | 確認すること |
|---|---|
| 通帳・届け出印 | 残高が会計報告書の繰越金と合っているか |
| 現金 | その場で一緒に数え、金額を書いた受け取りのメモを残す |
| 帳簿・会計報告書 | 過去数年分のファイルがそろっているか |
| 領収書・レシート | 年度ごとに分けて保管されているか |
| 毎年の予定 | 会費を集める時期、補助金の申請の時期、毎年の支払い先 |
通帳の名義が担当者個人の名前になっている場合は、金融機関で名義を変える手続きが必要になることがあります。必要な書類は金融機関ごとに違うので、早めに問い合わせておきましょう。引き継ぎの内容をまとめるときは、引継書テンプレートも使えます。