申し送り書のテンプレート(Excel)を無料で配布しています。シフトの交代や担当の引き継ぎのときに、伝えることを1件ずつ書けるA4の書式です。区分(お客様・設備・連絡など)と対応(要対応・見守り・報告のみ・済)を選べ、「要対応」は赤くなるので、伝えもれ・対応もれを防げます。日付ごとに書き続ける申し送りノート(連絡ノート)もついています。店舗・事務所・工場・介護施設などで使えます。
目次
申し送り書のダウンロード
Excelには「申し送り書」「申し送りノート」と、それぞれの記入例が入っています(A4縦)。
使い方
- 日付・勤務帯(早番→遅番など)・送る人・受ける人を書きます。
- 伝えることを1件ずつ書き、区分と対応を選びます。期限や時刻があれば書きます。
- 交代のときに、書いたものを見ながら口頭でも伝えます。
- 受ける人は内容を確かめ、「確認」の欄にサインします。
伝わる申し送りの書き方
- いつ・だれが・なにを・どうするかを書く:「電話あり」だけでなく「10:30 山田様から入荷日の問い合わせ。本日中に折り返し」のように書きます。
- 事実と考えを分ける:見たこと・聞いたことと、自分の考え(〜と思われる)は分けて書きます。
- 数字・時刻・名前は正確に:会員番号や受付番号があれば書いておくと、すぐに調べられます。
- 終わったことも書く:「済」にしておくと、同じ確認をくりかえさずにすみます。
- 個人情報に気をつける:書いた紙は決まった場所に保管し、人目につく場所に置かないようにします。
申し送り書と引継ぎ書のちがい
| 申し送り書 | 引継ぎ書 | |
|---|---|---|
| 使う場面 | 毎日のシフト交代・担当の交代 | 異動・退職・長い休みのとき |
| 内容 | その日の連絡・対応中のこと | 仕事の内容・手順・取引先・資料の場所など |
| くわしいテンプレート | このページ | 引継ぎ書テンプレート |
よくある質問
口頭だけの申し送りではだめですか?
口頭だけだと、聞きもれや記憶ちがいが起こりやすく、あとから確かめることもできません。紙やデータに残し、口頭でも伝えるのが確実です。
介護や医療の現場でも使えますか?
区分を「利用者」「ケア」「連絡」などに書きかえて使えます。施設で決められた記録の様式がある場合は、そちらに従ってください。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。