連絡網のテンプレート(Excel・PDF)を無料で配布しています。1班〜3班に分けて、矢印の順に電話で回す「連絡網」と、全員の電話・メールをまとめた「緊急連絡先一覧」のセットです。学校のクラスや保護者会、PTA、自治会、部活動、サークル、会社の部署で使えます。記入例つきで、そのまま印刷して配れます。
目次
連絡網のダウンロード
1つのファイルに「連絡網」「緊急連絡先一覧」と、それぞれの記入例が入っています(A4縦)。
記入例の名前と電話番号は架空のものです。連絡網には個人の電話番号が書かれるので、配るのは必要な人だけにし、本人の了承をとってから作りましょう。
連絡網の使い方
- 上の欄に、団体の名前・作成日・連絡の起点(最初に連絡を受ける人)を書きます。
- 各班の名前と電話番号を、連絡を回す順に書きます。1班6人まで、3班で18人まで書けます。人数が多いときは、シートをコピーして使います。
- 連絡を受けたら、矢印の次の人へ回します。最後の人は、起点の人へ「全員に回りました」と報告します。
連絡網を回すときの決まり
- つながらないときは、次の人へ:相手が出ないときは、とばして次の人へ回し、つながらなかった人には後でもう一度かけます。
- 内容はメモして正確に伝える:日時・場所・持ち物などはメモを見ながら伝えると、伝言のまちがいを防げます。
- 最後の人が起点に報告する:全員に回ったことを確かめられます。
- 時間帯に気をつける:急ぎでなければ、夜おそくや朝早くの電話はさけます。
一斉メール・メッセージアプリとの使い分け
最近は、学校や会社からの連絡は一斉メールやメッセージアプリで届くことが多くなりました。それでも、電話やインターネットが使えないとき、メッセージを見ていない人がいるとき、災害のときなどに備えて、電話で回す順番と緊急連絡先を紙で持っておくと安心です。
個人情報の扱い
- 連絡網に載せる情報は、名前と電話番号など、連絡に必要なものだけにします。
- 配る前に、載せてよいか本人に確かめます。
- 年度が終わったら回収するか、シュレッダーで処分します。番号が変わったら作成日を新しくして配り直します。
よくある質問
班を4つ以上にしたいときは?
シートをコピーして、2枚目を4班〜6班にして使えます。印刷すると、A4の2枚になります。
防災の準備もまとめたいときは?
家族の非常持ち出し品は防災チェックリスト、会社の緊急時の動き方は危機管理マニュアルにまとめられます。