労働者名簿のテンプレート(Excel)を無料・登録不要で配布しています。労働者名簿は、従業員を1人でも雇ったら、会社(事業場)ごとに作って保存することが労働基準法で決められている書類です。
- 労働基準法施行規則で決められた記載項目(氏名・生年月日・履歴・性別・住所・従事する業務・雇入年月日・退職や死亡の年月日と事由)をそろえています。
- 個人別は1人1枚(A4縦)で、履歴を8行まで書けます。
- 一覧は20人分(A4横)で、生年月日と雇入年月日を入れると、年齢と勤続年数が自動で出ます。
目次
労働者名簿テンプレート(Excel)ダウンロード
労働者名簿(個人別・A4縦)
労働者名簿(一覧・A4横・20人分)
1つのファイルに、個人別と一覧の2つのシートが入っています。
使い方
- 従業員を雇ったら、黄色の欄に氏名・生年月日・住所・業務・雇入年月日などを書きます。
- 個人別は、シートをコピー(シート名を右クリック→［移動またはコピー］)して、1人1シートで作ります。人数が多いときは一覧が便利です。
- 住所や業務が変わったら、すぐに書き直します。異動や昇進は、個人別の履歴欄に書き足します。
- 退職したら、退職の年月日と事由を書き、そこから保存期間を数えて保管します。
労働者名簿に書く項目
労働基準法第107条と施行規則第53条で、次の項目を書くことが決められています。
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 氏名 | 戸籍上の氏名。ふりがなもあると便利 |
| 生年月日 | 年齢の確認(年少者の保護など)にも使う |
| 履歴 | 学歴・職歴、入社後の異動や昇進 |
| 性別 | 本人の申告にもとづいて記入 |
| 住所 | 現住所。引っ越したら更新する |
| 従事する業務の種類 | 営業・経理・製造など。常時30人未満の事業場では書かなくてもよい |
| 雇入年月日 | 入社した日(試用期間の始まりの日) |
| 退職の年月日とその事由 | 自己都合・定年・契約期間の満了など。解雇の場合はその理由も書く |
| 死亡の年月日とその原因 | 在職中に亡くなった場合 |
だれの分を作る?
正社員だけでなく、パートタイマー・アルバイト・契約社員など、雇っているすべての従業員の分を作ります。ただし、日々雇い入れられる人(1日ごとの契約で働く人)は対象外です。派遣社員は派遣元の会社が作ります。会社の役員(取締役など)は、従業員としての立場がなければ対象外です。
保存期間と保存の方法
- 保存期間:従業員が退職・死亡した日から5年間です(当分の間は3年間とする経過措置があります)。
- 保存の方法:紙でもExcelなどの電子データでもかまいません。電子データの場合は、すぐに画面に表示したり印刷したりできるようにしておきます。
- 作らなかった場合:労働基準法違反として、30万円以下の罰金の対象になります。労働基準監督署の調査では、まず確認される書類のひとつです。
法定三帳簿とは
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿(労働時間の記録)の3つは、どの会社でも作って保存することが決められているため、「法定三帳簿」と呼ばれます。出勤簿は出勤簿テンプレート、労働時間の計算は勤怠表テンプレート、毎月の給与の明細は給与明細テンプレートも使えます。
よくある質問
厚生労働省の様式でないとだめ?
厚生労働省は労働者名簿の様式(様式第19号)を公開していますが、決められた項目が書かれていれば、形は自由です。このテンプレートのように、Excelで作った名簿でもかまいません。
社員名簿や従業員名簿とのちがいは?
社員名簿や連絡網は、会社が自由に作るものです。労働者名簿は法律で項目が決められているので、社員名簿で代わりにする場合は、決められた項目がすべて入っているかを確かめてください。連絡先の一覧なら名簿テンプレートも使えます。
個人情報の管理は?
労働者名簿には住所や生年月日などの個人情報が入ります。ファイルにパスワードをかける、閲覧できる人を限る、紙は鍵のかかる場所に保管するなど、取り扱いに気をつけましょう。