案内状のテンプレート(Word・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。案内状は、イベントや会合の日時・場所を知らせて、参加をお願いするための文書です。相手と目的に合わせて、取引先向け・社内向け・同窓会や地域の会合向けの3種類を用意しました。
| テンプレート | 使う場面 |
|---|---|
| 取引先向け(展示会のご案内) | 展示会・内覧会・セミナーなどにお客様を招く。拝啓〜敬具のていねいな文書 |
| 社内向け(懇親会のご案内) | 懇親会・社員旅行・研修などを社員に知らせる。切り取り式の出欠票つき |
| 同窓会・地域の会合 | 同窓会・OB会・町内の集まり。出欠票と近況の欄つき |
目次
案内状テンプレート(Word)ダウンロード
取引先向け(展示会のご案内)
社内向け(懇親会のご案内・出欠票つき)
同窓会のご案内(出欠票つき)
使い方
- 日付・宛先・差出人・タイトルを書き換えます。
- 本文と「記」の表の日時・会場・会費などを書き換えます。
- 出欠をとるときは、締切の日を書き、出欠票の項目を目的に合わせて直します。
- 印刷して配るか、PDFにしてメールで送ります。
案内状の書き方(構成)
| 部分 | 書くこと |
|---|---|
| 日付・宛先・差出人 | 発信日、だれに宛てたか(「お取引先各位」「社員各位」)、だれが出したか |
| タイトル | 「○○のご案内」と、何の案内かがわかるように |
| 前文 | 取引先には「拝啓」と時候のあいさつ、日ごろのお礼。社内向けでは省いてよい |
| 本文 | 何を開くのか、来てほしいという気持ち |
| 結び | 「ご多用中恐縮ですが、ご来場賜りますようお願い申し上げます」など。拝啓なら「敬具」 |
| 記(別記) | 日時・会場・内容・会費・申込みの方法と締切・問い合わせ先 |
例文
- 取引先向け:「さて、このたび弊社では、新製品の発表にあわせて、下記のとおり展示会を開催する運びとなりました。ご多用中まことに恐縮ではございますが、ぜひご来場賜りますよう、ご案内申し上げます。」
- 社内向け:「今年も下記のとおり懇親会を開きます。部署をこえて交流できる機会ですので、ぜひご参加ください。」
- 同窓会:「卒業から○○年がたち、久しぶりに皆で集まろうと、同窓会を開くことになりました。懐かしい顔ぶれで、楽しいひとときを過ごしましょう。」
時候のあいさつの例(取引先向け)
「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」は季節を問わず使えます。季節を入れるなら、4月「春暖の候」、7月「盛夏の候」、10月「秋冷の候」、12月「師走の候」などを使います。
出欠をとるコツ
- 締切は、会場の予約や料理の数を決める日の数日前にする
- 出欠票には、名前・出欠のほか、食べられない物や連絡先など、準備に必要な項目だけを入れる
- 参加者の名前や連絡先は名簿にまとめておくと、次の会でも使える
- 終わったら、会費の使い道を収支報告書で報告する
よくある質問
案内状と招待状のちがいは?
案内状は、会やイベントがあることを知らせて参加をお願いするもの。招待状は、主催者が費用を負担するなどして、特定の人をお客様として招くものに使うことが多くあります。
忘年会の案内状はある?
忘年会の案内状テンプレートがあります。