仮払申請書と仮払精算書のExcelテンプレートを無料で配布しています。出張や備品の購入などで、お金を先に受け取るときの申請書と、使ったあとに精算する精算書の2枚がセットです。精算書は、使った金額を入れると仮払金との差額を自動で計算し、「会社へ返金」か「追加で支給」かを表示します。記入例のシートもあります。
目次
仮払申請書・精算書テンプレート(Excel)
仮払いとは
仮払いは、出張や仕事の買い物で費用がかかるとわかっているときに、会社がお金を前もって渡しておくしくみです。社員が立て替えずにすむので、高い交通費や宿泊費がかかる出張でよく使われます。使ったあとは領収書を出して精算し、余ったお金は会社に返し、足りなければ追加で受け取ります。
| 仮払い | 立替(たてかえ) | |
|---|---|---|
| お金を出す人 | 会社が先に渡す | 社員が先に払う |
| あとの手続き | 仮払精算書で精算(差額を返す・受け取る) | 立替金精算書で、払った分を受け取る |
| 向いているとき | 金額が大きい出張・購入 | 少額の交通費や買い物 |
仮払申請書の書き方
- 仮払金額:必要な金額のめやす。出張なら出張申請書の概算の費用と合わせます。
- 用途・目的:何に使うお金か(例:大阪出張の交通費と宿泊費)。
- 内訳:項目ごとの金額。合計は自動で出ます。
- 精算の予定日:使い終わってから精算する日。出張なら帰ってから1週間以内などが一般的です。
- 受領欄:お金を受け取ったときに、日付と受領印を入れます。
仮払精算書の書き方
- 仮払日と仮払金額を書きます。
- 使った費用を、領収書の順に日付・内容・金額で書きます。領収書がない費用(電車のIC運賃など)は「なし」と書き、利用の履歴などで確認できるようにします。
- 「差額」に、仮払金額から使った金額を引いた額が自動で出ます。プラスなら残りを会社に返し、マイナスなら足りない分を受け取ります。
記入例では、仮払い45,000円に対して使った金額が47,760円なので、差額は−2,760円となり「追加で支給」と表示されます。
経理の処理(仕訳の例)
| とき | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 仮払いしたとき | 仮払金 45,000 | 現金 45,000 |
| 精算したとき(記入例) | 旅費交通費 47,760 | 仮払金 45,000 現金 2,760 |
仮払金は、精算が終わるまで残っている「一時的な勘定」です。決算の時期に仮払金が残らないよう、早めに精算します。勘定科目や処理の方法は、会社の規程や顧問の税理士の指示に合わせてください。
よくある質問
仮払金はいつまでに精算すればよいですか?
法律で決まった期限はなく、会社の規程で決めます。用事がすんでから1週間以内などと決めておき、月末や決算の前にはかならず精算する会社が多いです。
領収書をなくしたときは?
お店に再発行をお願いできるか確かめます。もらえないときは、会社が決めている書式(出金伝票や支払証明書など)で、日付・支払先・金額・理由を書いて届け出ます。出金伝票も使えます。
仮払いと前払いのちがいは?
仮払いは社員に渡すお金で、使い道と金額があとで決まります。前払い(前払金)は、取引先に代金の一部や全部を先に払うことです。