このページの伝票の書き方と保存の説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。実際の処理は、税理士や税務署などの専門家にご確認ください。
出金伝票、入金伝票、振替伝票のテンプレートと書き方です。A4に2枚ずつ印刷できるExcel版とPDF版を、無料で配布しています。合計は自動で計算し、振替伝票は借方と貸方の合計が合わないときにお知らせします。
出金伝票・入金伝票・振替伝票のちがい
| 伝票 | 使うとき | 例 |
|---|---|---|
| 出金伝票 | 現金が出ていくとき | 電車代、文房具の現金払い |
| 入金伝票 | 現金が入ってくるとき | 商品代金の現金受取 |
| 振替伝票 | 現金が動かないとき | 掛け売上、掛け仕入、預金からの引き落とし |
この3種類を使う方法を3伝票制といいます。売上伝票と仕入伝票を加えた5種類を使う方法は5伝票制です。
伝票テンプレート(Excel・PDF)
A4縦・3シートで、1枚に2枚分あります。切り取り線で切って使います。手書きならPDFをそのまま印刷してください。
出金伝票の書き方
| 欄 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 日付 | お金を支払った日 | 令和○年○月○日 |
| No. | 伝票の通し番号 | 12 |
| 支払先 | 支払った相手 | ○○鉄道 |
| 勘定科目 | 何の費用か | 旅費交通費 |
| 摘要 | 内容がわかる説明 | ○○商事へ訪問 ○○駅〜○○駅 往復 |
| 金額 | 支払った金額 | 880 |
領収書がないときの出金伝票
電車代や慶弔費のように、領収書をもらいにくい支払いの記録にも使います。ただし、領収書の代わりとしていつでも認められるものではありません。次のことを心がけます。
- 領収書をもらえる支払いは、領収書をもらって保管します。
- 支払先、日付、金額、目的を具体的に書き、その日のうちに記入します。
- 案内状や業務の記録など、支払いがわかる資料も一緒に保管します。
入金伝票の書き方
書き方は出金伝票と同じです。「支払先」のかわりに、お金を受け取った相手を「入金先」に書きます。商品を現金で売ったときの勘定科目は「売上」、売掛金を現金で回収したときは「売掛金」です。
振替伝票の書き方
左に借方、右に貸方を書きます。借方と貸方の合計は必ず同じ金額になります。
| 取引 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 商品を掛けで売った(税抜経理) | 売掛金 110,000 | 売上 100,000 / 仮受消費税 10,000 |
| 売掛金が普通預金に振り込まれた | 普通預金 110,000 | 売掛金 110,000 |
| 電気代が普通預金から引き落とされた | 水道光熱費 5,500 | 普通預金 5,500 |
上の例は消費税10%で、税抜経理の場合です。税込経理なら、売上は110,000円になります。
一部だけ現金が動く取引
たとえば110,000円の売上のうち10,000円を現金で受け取り、残りを掛けにしたときは、取引を分けて書きます。現金の10,000円は入金伝票に、掛けの100,000円は振替伝票に書きます。
伝票の保存期間
帳簿や書類は、決められた期間の保存が必要です。国税庁の案内では、主に次のとおりです。
| 区分 | 保存期間の目安 |
|---|---|
| 法人 | 原則7年。青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じたときなどは10年 |
| 個人事業者 | 書類の種類や申告の区分によって5年または7年 |
くわしくは、国税庁の帳簿書類等の保存期間(法人)、記帳や帳簿等保存・青色申告、白色申告者の記帳・帳簿等保存制度をご覧ください。
よくある質問
Excelで作った伝票でも使えますか?
市販の伝票でなくてもかまいません。必要なことが書かれていて、きちんと保管できることが大切です。社内の決まりがあるときは、それに合わせます。
印鑑は必要ですか?
社内の決まりによります。承認の流れをはっきりさせるために、承認者と担当者の印の欄を設けています。使わないときは空欄のままで、欄を消してもかまいません。
行が足りないときは?
1枚に5行あります。書ききれないときは、伝票を2枚に分けます。
会計ソフトを使っていても必要ですか?
入力のもとになる記録として使う会社もあります。ソフトで仕訳を入力していて、社内で必要がなければ、作らないこともあります。
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