経費精算書・交通費精算書のテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。金額を入れるだけで、合計と仮払金との差額を自動で計算します。
| テンプレート | 使う場面 |
|---|---|
| 交通費精算書 | 営業・打ち合わせ・出張などの電車代・バス代の精算 |
| 経費精算書 | 立て替えた交通費・会議費・消耗品費などをまとめて精算 |
目次
経費精算書・交通費精算書テンプレート(Excel)ダウンロード
交通費精算書
経費精算書
使い方
- 所属・氏名・提出日・精算期間を入れます。
- 交通費精算書:日付・訪問先・目的・交通機関・出発/到着の駅と、片道の金額を入れます。区分で「往復」を選ぶと、金額が2倍になります。
- 経費精算書:日付・支払先・内容・金額を入れ、勘定科目を一覧から選びます。下の表に科目ごとの小計が出ます。
- 仮払金を受け取っている場合は、黄色のセルに金額を入れます。差引精算額がプラスなら会社から受け取り、マイナス(赤字)なら残りを返します。
- 印刷して領収書を添え、上司の承認をもらって提出します。
見本の行は消してから使ってください。行が足りないときは、2枚目を使うか、表の途中に行を挿入します(合計の式は自動で広がります)。
書き方のポイント
- 目的を具体的に:「打ち合わせ」だけでなく、「○○社と新商品の打ち合わせ」のように書くと、承認する人が判断しやすくなります。
- 経路と金額:交通費は、乗換案内などで調べた通常の経路の運賃を書きます。ICカードと切符で運賃が違う場合は、実際に払った金額にします。
- 日付順に書く:領収書と照らし合わせやすくなります。
- まとめて提出:月末締めなど、会社のルールに合わせて1か月分をまとめて出すのが一般的です。
よく使う勘定科目
| 勘定科目 | 主な経費 |
|---|---|
| 旅費交通費 | 電車・バス・タクシー代、出張の宿泊費 |
| 会議費 | 打ち合わせのお茶代、会議の弁当代 |
| 交際費 | 取引先との飲食、手土産、お祝い・香典 |
| 消耗品費 | 文房具、コピー用紙、10万円未満の備品 |
| 通信費 | 切手・はがき、宅配便の送料、電話代 |
| 新聞図書費 | 本・雑誌・新聞の購読料 |
科目名は会社によって違うことがあります。テンプレートの一覧は、Excelの［データ］→［データの入力規則］で変えられます(小計表の科目名も同じ名前に直してください)。
領収書がないときは?
電車やバスの運賃のように領収書が出ないものは、精算書に日付・区間・金額を書いておけば記録として扱われるのが一般的です。お店で領収書をもらい忘れたときは、レシートやクレジットカードの利用明細で代わりにするか、会社で決められた「出金伝票」などに理由を書いて提出します。
インボイス制度では、会社が仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書(インボイス)の領収書・レシートが必要です。ただし、3万円未満の電車・バスの運賃などは、インボイスがなくても帳簿への記載で控除できる特例があります。
よくある質問
個人事業主でも使える?
使えます。個人事業主の場合は、承認欄は使わず、経費の記録として1か月ごとに保存しておくと、確定申告のときに集計が楽になります。
Googleスプレッドシートで使いたい
Googleドライブにアップロードして開けば、計算式と一覧の選択がそのまま使えます。