出張報告書のテンプレート(Word・A4 1枚)を無料・登録不要で配布しています。出張から戻ったあとに、目的・内容・成果・今後の対応を上司や関係者に報告する書類です。
| テンプレート | 向いている使い方 |
|---|---|
| 標準版(記入例つき) | 訪問先が多い出張、営業・商談の出張。日程表・成果・課題・経費を分けて書く |
| 簡易版 | 研修・展示会・視察など。項目にそって短くまとめる |
目次
出張報告書テンプレート(Word)ダウンロード
標準版(日程表・経費つき・記入例)
簡易版
使い方
- 提出日・出張者・出張期間・出張先・目的を書きます。
- 日程と内容に、訪問した順に、日時・訪問先(会った人)・話した内容を書きます。行が足りないときは、表の最後の行で右クリック→［挿入］→［下に行を挿入］で増やします。
- 成果・課題・今後の対応を書きます。
- 経費の概算を書き、旅費の精算は経費精算書で別に提出します。
出張報告書に書く項目
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 出張者・期間・出張先 | だれが、いつからいつまで、どこへ行ったか |
| 目的 | 何のための出張か(提案、打ち合わせ、研修、視察など) |
| 日程と内容 | 訪問先・面談者ごとに、話した内容や見たこと |
| 成果 | 目的に対して、何が得られたか。数字や具体的な返事を書く |
| 課題・今後の対応 | 残った問題と、だれが・いつまでに・何をするか |
| 経費 | 交通費・宿泊費・日当などの概算 |
わかりやすく書くコツ
- 結論(成果)を先に:読む人がいちばん知りたいのは「行ってどうだったか」です。忙しい上司が成果の欄だけ読んでもわかるように書きます。
- 事実と意見を分ける:「先方から試験導入の前向きな返事をもらった」(事実)と、「価格を見直せば受注できると考える」(意見)を分けて書きます。
- 数字・固有名詞を入れる:「たくさん」「近いうちに」ではなく、「10台」「○月○日までに」のように書きます。
- 次の行動を書く:報告で終わらせず、今後の対応を担当者と期限つきで書くと、出張の成果を仕事につなげやすくなります。
目的別の例文
| 目的 | 成果の例文 |
|---|---|
| 営業・商談 | 新製品の説明を行い、先方から試験導入(10台)の前向きな返事をいただいた。○月○日までに見積書を再提出する。 |
| 研修・セミナー | 改正法の要点と実務への影響を学んだ。社内で共有するため、○月○日の課会で内容を報告する。 |
| 展示会 | 当社ブースに約120名が来場し、名刺を45枚いただいた。うち8社に、来週中に資料を送る。 |
| 視察・工場見学 | ○○工場の在庫管理の方法を見学した。当社の倉庫にも取り入れられる点を、別紙にまとめた。 |
提出のタイミング
出張報告書は、記憶が新しいうちに、戻ってから1〜2日以内に出すのが目安です。会社の決まりがある場合は、それに従います。急ぎの結果(受注の見込みやトラブルなど)は、報告書を待たずに、まず電話やメールで上司に伝えましょう。
よくある質問
旅費の精算はどうする?
出張報告書には経費の概算を書き、実際の精算は、領収書をつけて経費精算書(旅費精算書)で申請するのが一般的です。経費精算書・交通費精算書テンプレートも使えます。
日帰りの出張でも必要?
会社によって決まりは異なりますが、日帰りでも、取引先との打ち合わせなどで報告すべき内容があれば、簡易版で短く報告しておくと、情報を共有しやすくなります。
メールで報告してもいい?
社内の決まりでメール報告が認められていれば、テンプレートの項目の順番でメールに書くと、わかりやすい報告になります。