報告書テンプレート無料【Word】業務・研修・作業報告書の3種類｜書き方と例文・わかりやすく書くコツ

2026年10月24日

報告書のテンプレート(Word・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。表の形になっているので、欄を埋めていくだけで、上司や取引先が読みやすい報告書になります。

テンプレート	使う場面
業務報告書	週・月ごとの業務の報告、プロジェクトの進み具合の報告
研修報告書	社内・社外の研修やセミナーに参加したあとの報告
作業報告書	点検・修理・工事など、現場での作業の報告(お客様の確認サイン欄つき)

報告書テンプレート(Word・A4縦)ダウンロード

10月の新規契約は12件で、目標の10件を達成しました。前月(8件)より4件増えています。主な理由は、既存のお客様からの紹介が5件あったことです。

お客様の話を最後まで聞いてから提案する「傾聴」の大切さを学びました。ロールプレイでは、自分が途中で話をさえぎる癖があることに気づきました。

来週の商談から、お客様の要望をメモに3点書き出し、確認してから提案するようにします。1か月後に、提案の成約率を研修前と比べて報告します。

空調機2台のフィルターを清掃し、冷媒の圧力を点検しました。1台目の室外機のファンに異音があったため、軸受けに注油し、異音がなくなったことを確認しました。

報告書は、業務や研修の内容・結果を伝える書類です。ミスやトラブルについて、経緯を報告するのが顛末書、反省とおわびを伝えるのが始末書です。

何も入力せずに印刷すれば、手書きの報告書として使えます。

同じ内容でも、言葉の選び方で読む人の受け取り方が変わります。報告書でよく見かける書き方と、その言いかえの例です。

伝わりにくい書き方	伝わりやすい書き方
おおむね順調です。	予定していた作業10件のうち、8件が終わりました。残り2件は今週中に終える予定です。
お客様の反応はよかったと思います。	参加したお客様20人のうち、15人から「また参加したい」との回答がありました。
いろいろと勉強になりました。	見積もりの出し方と、値引きの交渉のしかたの2点を学びました。
ミスがありましたが、対応しました。	請求書の金額に誤りがあり、6月2日に正しい請求書をお送りしました。

「思います」「〜な気がします」が多いと、事実なのか感想なのかがわかりにくくなります。事実は言い切りで書き、自分の考えを書くときは「私は〜と考えます」と、意見であることがわかるように書きましょう。

社内の報告書では、宛名を「営業部長山田太郎様」のように書きます。「山田部長」と書く場合は、「部長」が敬称の代わりになるので「様」は付けません。「山田部長様」とはしないように気をつけましょう。

期限を守る:研修や出張の報告書は、終わってから記憶が新しいうちに出すのが基本です。期限が決まっていなければ、数日以内を目安にしましょう。
悪い報告ほど早く:トラブルや目標に届かなかったことは、報告書がまとまるのを待たず、まず口頭やメールで上司に伝えます。くわしい報告書はそのあとで出します。

件名:10月の業務報告書の提出

山田部長

お疲れさまです。営業部の佐藤です。10月の業務報告書を添付しましたので、ご確認をお願いいたします。新規契約は12件で、目標の10件を達成しました。くわしくは報告書をご覧ください。

よろしくお願いいたします。

メールの本文にも結論を1〜2行書いておくと、添付ファイルを開く前に内容がわかり、読む人の手間が減ります。

日記のようになる:「9時に出社し、10時から会議…」と時間の順にすべて書くと、大事なことが埋もれます。結果と、次にすることを中心に書きます。
専門用語や略語が多い:読む人が知らない言葉は、言いかえるか、かっこで説明を足します。
前回と比べていない:定期的な報告書では、先月や目標と比べた数字を入れると、よくなったのか悪くなったのかがわかります。
読む人を考えていない:上司に出すのか、お客様に出すのかで、くわしく書くところが変わります。お客様向けの作業報告書なら、社内の言葉ではなく、だれにでもわかる言葉で書きます。
1つの文が長い:「〜で、〜ので、〜が」と続く文は、読みにくくなります。1つの文には1つのことだけを書き、60字くらいまでを目安に区切ります。
見直さずに出す:出す前に、日付・数字・名前のまちがいがないか、声に出して読み直すと、誤字にも気づきやすくなります。

毎日の業務を短く報告するなら日報テンプレート、ミスやトラブルの経緯を伝えるなら顛末書テンプレートが向いています。

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