このページのテンプレートと説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。経理や税金の実際の処理は、税理士などの専門家にご確認ください。
立替金精算書のテンプレートです。社員が会社の経費を立て替えて払ったときに、会社に請求するための書類です。金額を入れると合計を自動で計算するExcel版を無料配布しています。
目次
立替金精算書テンプレート(Excel・PDF)
A4縦・1枚です。黄色の欄に入力します。15件まで書けます。
立替金精算書とは
会社の用事で使ったお金を、社員が自分の財布から払ったとき(立て替えたとき)に、そのお金を返してもらうために出す書類です。会社によって「立替精算書」「経費精算書」とも呼びます。交通費が多いときは経費精算書(交通費)テンプレートも使えます。
書き方
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 日付 | お金を払った日。 |
| 支払先 | お店や会社の名前。領収書に書かれた名前と同じにします。 |
| 内容(目的) | 何のために買ったか。「会議用の文房具」「取引先への手みやげ」など。 |
| 勘定科目 | 消耗品費、交際費、旅費交通費など。わからないときは経理に聞きます。 |
| 金額 | 税込みの金額。 |
| 領収書 | あれば「有」。ないときは「無」とし、理由を書きます。 |
よく使う勘定科目の例
| 勘定科目 | 例 |
|---|---|
| 旅費交通費 | 電車、バス、タクシー、出張の宿泊費 |
| 消耗品費 | 文房具、電池、少額の備品 |
| 交際費 | 取引先との食事、手みやげ |
| 会議費 | 会議のときの飲み物、お弁当 |
| 通信費 | 切手、宅配便 |
| 新聞図書費 | 仕事で使う本、雑誌 |
勘定科目の分け方は会社によってちがいます。社内の決まりに合わせてください。
精算の流れ
- 立て替えたら、領収書やレシートを必ずもらいます。
- 精算書に書き、領収書を添えて上司に出します。
- 上司が確認・承認します。
- 経理が確認し、現金で渡すか、給与と一緒に振り込みます。
気をつけること
- 早めに出す:月末など、会社が決めた締め日までに出します。
- 宛名は会社名に:領収書の宛名は、自分の名前ではなく会社名にしてもらいます。
- 私物と分ける:自分の買い物と同じレシートになったときは、会社の分がわかるように印をつけます。
よくある質問
領収書をなくしたときは?
会社の決まりに従います。支払いを証明するもの(クレジットカードの明細など)を出したり、出金伝票で処理したりする会社もあります。出金伝票テンプレートも使えます。
立替金と仮払金のちがいは?
立替金は、先に自分で払ってあとからお金を返してもらうものです。仮払金は、先に会社からお金を受け取り、使ったあとで精算するものです。
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