請求書管理表のテンプレート(Excel・A4横)を無料・登録不要で配布しています。出した請求書を一覧にして、入金されたかどうか、支払期限を過ぎていないかを管理する表です。入金の確認もれや、請求書の出し忘れを防げます。
- 請求日・請求書番号・取引先・件名・請求金額・支払期限・入金日・入金額を入れると、差額(未入金)と状況が自動で出ます(100件)。
- 状況は「入金済み」「一部入金」「未入金」「期限超過」の4つ。期限超過は赤、一部入金は黄色、入金済みは灰色で表示します。
- 上に、請求金額・入金済み・未入金の合計と、そのうち期限を過ぎた額を表示します。
- 取引先別の未入金のシートで、取引先ごとの未入金の額と件数を確かめられます。
目次
請求書管理表テンプレート(Excel)ダウンロード
請求書管理表
取引先別の未入金
使い方
- 請求書を出したら、請求日・請求書番号・取引先・件名・請求金額(税込)・支払期限を入れます。見本の行は消してから使ってください。
- 入金を確認したら、入金日と入金額を入れます。差額と状況が自動で変わります。
- 週に1回など決まった日に、「期限超過」と「一部入金」の行を確かめ、取引先に連絡します。
- 「取引先別の未入金」のシートに取引先名を入れると、取引先ごとの未入金がわかります。
請求書管理表に書く項目
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 請求書番号 | 請求書と同じ番号。問い合わせのときに照合しやすい |
| 取引先・件名 | 取引先名は、毎回同じ書き方にそろえる(取引先別の集計に使う) |
| 請求金額 | 税込の金額。源泉徴収がある場合は、差し引いたあとの入金予定額も書いておく |
| 支払期限 | 請求書に書いた期限。これを過ぎると「期限超過」になる |
| 入金日・入金額 | 通帳やネットバンキングで確かめた日と金額 |
請求書の管理で気をつけること
- 請求書を出したらすぐ記録する:記録しておかないと、入金されていないことに気づけません。
- 入金の確認日を決める:月末・支払期限の翌日など、確認する日を決めておきます。
- 振込手数料が引かれていたら:請求額より少ない入金は、振込手数料が差し引かれていることがあります。取引の条件を確かめ、メモに残します。
- 請求書の控えも保管する:発行した請求書の控えは、帳簿と同じく保存が必要です。インボイス制度の適格請求書を発行している場合は、その写しも保存します。
入金が遅れたときの対応
- まず、請求書が届いているか、金額や振込先にまちがいがないかを確かめます。
- 電話かメールで、ていねいに入金の予定を問い合わせます(担当者の確認もれのことも多くあります)。
- それでも入金がない場合は、入金の期日を書いた督促状を送ります。
- 長く入金がない場合は、取引の見直しや、専門家への相談を考えます。
よくある質問
100件を超えたら?
年度や月ごとにシートをコピーして使うか、行を増やして、上の合計や取引先別の集計の範囲も広げてください。
売掛金の管理にも使える?
使えます。請求書を出した売上の未入金は、帳簿では「売掛金」です。差額(未入金)の合計が、売掛金の残高の目安になります。