消耗品管理表のExcelテンプレートを無料で配布しています。コピー用紙・トナー・文房具・洗剤など、使うとなくなるものの在庫の一覧と、入出庫の記録の2つのシートがセットです。入ってきた数と使った数を記録すると、いまの在庫が自動で計算され、発注点を下回ると「発注」と表示して赤くなります。在庫の金額の合計も出ます。記入例つきで、登録はいりません。
目次
消耗品管理表のテンプレート(Excel)
在庫一覧はA4横、入出庫の記録はA4縦で印刷できます。黄色のセルに入力します。
使い方
- 在庫一覧に品物を登録する:品名・規格・単位・保管場所・注文先・単価と、使いはじめるときの在庫(はじめの在庫)、発注点を書きます。
- 入ったとき・使ったときに記録する:「入出庫の記録」のシートに、日付・品名(在庫一覧から選べます)と、入庫か出庫の数を書きます。
- 在庫一覧で確かめる:入庫と出庫の合計が自動で集計され、いまの在庫が出ます。発注点以下になった品物は「発注」と表示され、行が赤くなります。
- 注文する:「発注」の品物を注文し、届いたら入出庫の記録に入庫として書きます。
発注点の決め方
発注点は「在庫がこの数になったら注文する」という数です。次の考え方で決めると、品切れを防げます。
発注点 = 1日に使う数 × 注文してから届くまでの日数 + 予備の数
| 品物の例 | 1日に使う数 | 届くまでの日数 | 予備 | 発注点 |
|---|---|---|---|---|
| コピー用紙(500枚の冊) | 1冊 | 3日 | 5冊 | 8冊 |
| トナー | 0.1本(10日で1本) | 5日 | 1本 | 1本(端数は切り上げ) |
| ゴミ袋(10枚入り) | 0.5袋 | 2日 | 5袋 | 6袋 |
使う量は季節や行事で変わるので、1〜2か月使ってみて、品切れや在庫が多すぎることがあれば見直します。
消耗品と備品のちがい
| 消耗品 | 備品 | |
|---|---|---|
| 例 | コピー用紙・トナー・文房具・洗剤・電池 | 机・いす・パソコン・プリンター・工具 |
| 特ちょう | 使うとなくなる・数が減る | 長く使う・1つずつ管理する |
| 管理のしかた | 在庫の数と発注のタイミングを管理する | 管理番号・置き場所・使っている人を管理する |
| テンプレート | このページ | 備品管理表 |
よくある質問
品物はいくつまで登録できますか?
在庫一覧は30品、入出庫の記録は100行まで書けます。足りないときは、行をコピーしてふやし、在庫一覧の計算式(入庫・出庫の合計)の範囲も合わせて広げてください。
月末に在庫を数えたら、数が合いません
記録のもれがあると、表の在庫と実際の数がずれます。実際に数えた数との差を、入出庫の記録に「棚卸の調整」として入庫か出庫で書くと、表の在庫を合わせられます。決まった日に数える場合は棚卸表も使えます。
商品(売り物)の在庫にも使えますか?
使えますが、商品の在庫は在庫管理表のほうが、仕入れや売上と合わせて管理しやすくなっています。
注文するときの書類は?
取引先に注文するときは発注書や注文書を使います。社内で購入を申請するときは備品購入申請書が使えます。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。