備品購入申請書のExcelテンプレートを無料で配布しています。品名・型番・数量・単価を入れると金額と合計が自動で計算され、購入の理由・希望納期・予算の科目・支払方法までまとめて申請できます。発注日や備品台帳への登録を書く会社記入欄、記入例のシートつきです。
目次
備品購入申請書テンプレート(Excel)
備品購入申請書の書き方
| 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 品名・型番 | メーカーの型番まで書くと、まちがった物が届くのを防げます |
| 数量・単価 | 入れると金額と合計が自動で出ます。税込か税抜かを社内でそろえます(テンプレートは税込) |
| 購入先 | 通販サイトやお店の名前。見積書があれば添付します |
| 購入の理由 | なぜ必要か、今のままだと何が困るかを書きます |
| 予算の科目 | 消耗品費・備品費など、会社の決まりに合わせて選びます |
| 支払方法 | 立替・請求書払い・会社のカードから選びます |
| 相見積もり | 複数の会社の見積もりを取ったか |
購入の理由の書き方
承認する人が知りたいのは「本当に必要か」「今買う必要があるか」です。次の3つを入れると通りやすくなります。
- 今の困りごと:今のいすが壊れて座面が傾いている、プリンターの修理代が高くなってきた、など。
- 買うとどうよくなるか:作業の時間が減る、けがや故障の心配がなくなる、など。
- その品を選んだ理由:値段、性能、ほかの部署と同じ機種でそろえる、など。
金額が大きいものや、長く使う設備の購入は、稟議書で申請する会社もあります。
申請から購入までの流れ
- 申請書に記入して、見積書などを添えて上司に提出します。
- 承認されたら、総務や購買の担当が発注します(発注書を使います)。
- 品物が届いたら、納品書と中身を確かめます。
- 長く使う備品は、管理番号をつけて備品管理表に登録します。
消耗品費と備品費の分け方のめやす
一般的に、1つの値段が10万円未満のものや、使える期間が1年未満のものは「消耗品費」として、買った年の経費にします。10万円以上で長く使うものは、固定資産として何年かに分けて経費にするのがふつうです(会社の規模などで扱いが変わることがあります)。くわしい扱いは、会社の経理担当や顧問の税理士にご確認ください。固定資産の管理には固定資産台帳、減価償却の計算には減価償却の計算ツールが使えます。
よくある質問
品目が6つより多いときは?
行を挿入して、上の行をコピーしてください。金額の計算式と合計の範囲を確かめてから使ってください。
消耗品(文房具など)の申請にも使えますか?
使えます。こまかい消耗品をまとめて買うときは、品名に「ボールペン(黒)10本」のように書き、数量と単価を入れます。在庫の管理は在庫管理表もどうぞ。