このページのテンプレートと説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。労働時間や割増賃金の決まりは、会社の就業規則や労使協定によってちがいます。実際の運用は、勤務先の就業規則を確かめ、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。
残業申請書(時間外勤務申請書)のExcelテンプレートを無料で配布しています。残業をする前に出す事前申請と、終わった後に書く実績報告が1枚にまとまっていて、開始・終了の時刻と休憩を入れると残業時間が自動で計算されます。部署ごとに1か月分をまとめる残業申請一覧と、記入例もついています。登録はいりません。
残業申請書テンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます(一覧はA4横)。黄色のセルに入力します。
残業申請書の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 種類 | 残業(終業後)・早出(始業前)・深夜(22時〜翌5時)から選びます。深夜は割増賃金の計算が変わるので分けておきます |
| 残業する日・予定の時刻 | 開始と終了を「18:00」のように入れると、予定時間数が出ます。日をまたぐ残業(22:00〜翌1:00など)も計算できます |
| 休憩(分) | 残業の途中で休憩をとるときは分で入れます。時間数から差し引かれます |
| 業務の内容 | 何をするのかを具体的に。「資料作成」ではなく「○○様に出す見積書の作成」のように書きます |
| 残業が必要な理由 | なぜ今日しなければならないか(締め切り・急な依頼・トラブル対応など)。上長が残業の必要性を判断する材料になります |
| 実績報告 | 終わった後に、実際の開始・終了と休憩を書きます。実績時間数が自動で出ます。結果や引き継ぎも書いておくと、翌日の仕事がスムーズです |
書き方は記入例のシートを参考にしてください。17時30分から20時30分まで、途中で15分休憩した場合は、実績時間数が2.75時間(2時間45分)になります。
残業申請一覧(月間)の使い方
1人1枚の申請書のかわりに、部署で1か月分を1枚の表にまとめる使い方もできます。日付・氏名・予定と実績の時刻を入れると時間数が出て、下の行に合計が出ます。1か月の残業時間が多くなっている人や、予定と実績の差が大きい人がひと目でわかります。勤務時間そのものの記録は勤怠管理表や出勤簿で行います。
残業を申請制にする理由
- 労働時間をつかむ:会社には、社員の労働時間を適切に把握する責任があります。申請と実績を残しておくと、だれが・いつ・どのくらい残業したかがわかります。
- むだな残業を減らす:理由を書くことで、本当に今日必要な仕事かを本人と上長が考えるきっかけになります。
- 残業代を正しく払う:実績の時間がわかるので、残業代の計算のもとになります。
残業の決まり(36協定と割増賃金)
法律で決められた労働時間(1日8時間・1週40時間)をこえて残業させるには、会社と労働者の代表とで36(サブロク)協定を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。36協定があっても、残業時間の上限は原則として月45時間・年360時間です。
| 種類 | 割増賃金の率(法律で決められた最低限) |
|---|---|
| 時間外労働(1日8時間・週40時間をこえた分) | 25%以上 |
| 時間外労働のうち、月60時間をこえた分 | 50%以上 |
| 深夜労働(22時〜翌5時) | 25%以上 |
| 休日労働(法定休日に働いた分) | 35%以上 |
残業代の金額は残業代計算ツールでめやすを出せます。休日に出勤するときは休日出勤届を使います。
よくある質問
残業の申請は、いつまでに出せばよいですか?
会社の決まりによりますが、残業を始める前(その日の定時より前)に出すのが一般的です。急なトラブルなどで事前に出せなかったときは、翌日までに出すなど、ルールを決めておきます。
残業時間は何分単位で計算しますか?
労働時間は、1分単位で記録するのが原則です。このテンプレートは時刻から分単位で計算し、時間数を小数(2.75時間=2時間45分)で表示します。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式もそのまま動きます。
このページのテンプレートと説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。労働時間や割増賃金の決まりは、会社の就業規則や労使協定によってちがいます。実際の運用は、勤務先の就業規則を確かめ、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。