顛末書(てんまつしょ)のテンプレート(Word・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。経緯・原因・対応・再発防止策を表に書き込む形なので、何を書けばよいか迷わずに作れます。
| テンプレート | 使う場面 |
|---|---|
| 顛末書(社内用) | 紛失・事故・トラブルなどを、上司や会社に報告する |
| 顛末書(社外用) | 納品の遅れ・不良品・ミスなどの経緯を、取引先に報告する |
目次
顛末書テンプレート(Word・A4縦)ダウンロード
顛末書(社内用)
顛末書(社外用)
使い方
- 日付・宛先・所属・氏名を書き換えます。
- 件名に、何についての報告かを短く書きます(例:「社用ノートパソコン紛失の件」)。
- 表の各欄の例文を、実際の出来事に書き換えます。いらない欄は行ごと削除し、必要な欄は行を追加します。
- 印刷して提出するか、PDFにしてメールで送ります。
顛末書の書き方
顛末書は、起きたことを事実として、順番どおりに報告する書類です。次の項目を、この順で書くとまとまります。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 発生日時・場所 | いつ・どこで起きたか。時刻はできるだけ正確に |
| 経緯 | 何が起きたかを、時刻つきで時系列に |
| 原因 | なぜ起きたか。「不注意」だけでなく、具体的に何をしなかったか |
| 対応・処置 | 起きたあとに、誰が何をしたか |
| 損害・影響 | お金・お客様・情報などへの影響。わからない部分は「現時点で」と書く |
| 再発防止策 | 同じことが起きないように、何を変えるか |
- 推測と事実を分ける:わかっていないことは「確認中」と書き、決めつけないようにします。
- 言い訳を書かない:原因は事実として書き、「忙しかったので」などの言い訳は書きません。
- 社外用はお詫びの文を添える:表の前後に、お詫びと今後のお願いの文を入れます。
顛末書・始末書・報告書の違い
| 書類 | 目的 | 中心になる内容 |
|---|---|---|
| 顛末書 | 出来事の経緯を報告する | 事実・経緯・原因・対策 |
| 始末書 | 自分のミスを謝り、反省を示す | 謝罪・反省・再発防止の誓い |
| 報告書 | 業務や出張などの結果を伝える | やったこと・結果・今後の予定 |
顛末書を出したあと、内容によっては始末書を求められることもあります。
よくある質問
顛末書は手書きでないとだめ?
多くの会社ではパソコンで作ってかまいません。ただし、会社の決まりで手書きとされている場合はそれに従います。
社外用は誰の名前で出す?
取引先に出す顛末書は、担当者ではなく、部長や責任者の名前で出すのが一般的です。