お詫び状のテンプレート(Word)を無料・登録不要で配布しています。ミスやトラブルでお客様・取引先に迷惑をかけたときに、おわびの気持ちと、原因・対応・再発防止を伝えるための文書です。よくある3つの場面の例文つきです。
| テンプレート | 送る相手と場面 |
|---|---|
| 商品不良のお詫び | お客様へ。届いた商品に不良があった |
| 納期遅延のお詫び | 取引先へ。注文の品が納期に間に合わない |
| 請求書の誤りのお詫び | 取引先へ。送った請求書の金額がまちがっていた |
目次
お詫び状テンプレート(Word)ダウンロード
商品不良のお詫び(お客様へ)
納期遅延のお詫び(取引先へ)
請求書の誤りのお詫び(取引先へ)
使い方
- いちばん近い場面のテンプレートを開き、日付・宛名・差出人・件名を書き換えます。
- 何が起きたか、原因、どう対応したか、どう再発を防ぐかを、実際の内容に書き換えます。
- 上司や担当者に読んでもらい、事実とちがうところや、言い過ぎ・言い足りないところがないか確かめます。
- 印刷して署名・押印し、できるだけ早く送ります。急ぐときは、先に電話やメールでおわびし、あとから書面を送ります。
お詫び状の書き方(構成)
| 順番 | 書くこと |
|---|---|
| 1. 頭語・あいさつ | 「拝啓」(より改まるときは「謹啓」)と、日ごろのお礼 |
| 2. おわび | 何について迷惑をかけたのかを具体的に書き、心からおわびする |
| 3. 原因 | なぜ起きたのか。言い訳にならないよう、事実を簡潔に |
| 4. 対応 | 代わりの品を送った、正しい請求書を同封したなど、すでにしたこと・これからすること |
| 5. 再発防止 | 同じことが起きないよう、何を変えたか |
| 6. 結び・結語 | 今後のお付き合いのお願いと「敬具」(謹啓なら「謹白」) |
お詫び状では、時候のあいさつ(「○○の候」)を省いて、すぐにおわびに入ることも多くあります。
書くときの注意点
- 早く送る:時間がたつほど相手の不満は大きくなります。原因の調べが終わっていなくても、まずはおわびの連絡をします。
- 言い訳をしない:原因は事実だけを書き、「○○のせいで」と他人のせいにする書き方は避けます。
- 具体的に書く:「今後気をつけます」だけでなく、何をどう変えるかを書くと、信頼の回復につながります。
- 決まり文句:「多大なるご迷惑をおかけし」「心より深くお詫び申し上げます」「誠に申し訳ございません」などを使います。同じ言葉を何度も繰り返さないようにしましょう。
- 約束できないことは書かない:補償の内容や金額は、社内で決まってから書きます。
よくある質問
始末書・顛末書とのちがいは?
お詫び状は社外の相手に送るおわびの手紙です。社内でミスを報告し反省を示すときは始末書、起きたことの経緯を報告するときは顛末書を使います。
メールでもいい?
小さなミスや、急いで知らせる必要があるときはメールでもかまいません。大きな迷惑をかけたときや、お客様が書面を望むときは、書面のお詫び状を送るとていねいです。