採用通知書のテンプレート(Word・A4)を無料・登録不要で配布しています。採用が決まった応募者に、採用の決定と、入社日・出社場所・持ち物などを知らせる書類です。選考に通らなかった方への不採用通知書もセットにしています。
| テンプレート | 向いている使い方 |
|---|---|
| 採用通知書(正社員・中途) | 中途採用など、入社日が近い採用。出社場所・提出書類つき |
| 採用通知書(パート・アルバイト) | お店や事業所のパート・アルバイト。勤務日・時間・時給・初日の持ち物つき |
| 不採用通知書 | 選考の結果、採用を見送った方への連絡 |
目次
採用通知書テンプレート(Word)ダウンロード
採用通知書(正社員・中途)
採用通知書(パート・アルバイト)
不採用通知書(選考結果のお知らせ)
使い方
- 日付・応募者の氏名・会社名(店名)・担当者の連絡先を書き換えます。
- 表の入社日(勤務開始日)・出社場所・職種・持ち物・提出書類などを書き換えます。
- 会社の印を押して、郵送するか、PDFにしてメールで送ります。給与振込口座の届出書など、記入してもらう書類があれば同封します。
採用通知書に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 採用の決定 | 選考の結果、採用を決めたこと |
| 入社日・時刻 | 初日に来てほしい日と時刻 |
| 出社場所 | 住所と、受付の場所(○階の人事部、裏口からなど) |
| 職種・雇用形態 | 配属先、正社員・パートなどの区分、試用期間 |
| 持ち物・提出書類 | 印鑑、年金手帳(基礎年金番号がわかる書類)、雇用保険被保険者証、源泉徴収票など |
| 連絡先 | 問い合わせ先の担当者と電話番号 |
給与や労働時間などの労働条件は、会社が書面などで明示することが法律で決められています。採用通知書には主な条件だけを書き、くわしくは労働条件通知書で渡すのが一般的です。
内定通知書とのちがい
内定通知書は、入社まで期間がある人(新卒など)に「将来の採用を約束する」ことを伝える書類で、内定承諾書の返送をお願いするのが一般的です。採用通知書は、入社日が近い人に「採用が決まった」ことと入社の案内を伝える書類です。中途採用やパート・アルバイトでは、採用通知書を使うことが多くあります。新卒の採用には内定通知書テンプレートが使えます。
送るタイミングと方法
- できるだけ早く:応募者はほかの会社の選考も受けていることが多いので、採用を決めたら、まず電話やメールで伝え、通知書を早めに送ります。
- 入社日まで余裕をもって:提出書類の準備や、前の職場の退職手続きがあるため、入社日まで1〜2週間以上あけるのが目安です。
- 送る方法:郵送のほか、PDFをメールで送る方法もあります。
不採用通知書を送るときの注意
- 応募と面接へのお礼を最初に書き、結果をはっきり伝えます。
- 不採用の理由をくわしく書く必要はありません。
- 応募書類(履歴書など)は個人情報なので、返却するか、会社で責任をもって破棄することを書いておくと安心です。
- 結果が出たら、なるべく早く送ります。連絡がないままにすると、会社の印象を悪くしてしまいます。
よくある質問
メールで送ってもいい?
かまいません。メール本文に採用の決定と入社日を書き、採用通知書をPDFにして添付すると、正式な書面としても残ります。
パート・アルバイトにも採用通知書は必要?
法律で決められた書類ではありませんが、初日の時間や持ち物を書面で伝えておくと、行き違いを防げます。労働条件通知書は、パート・アルバイトにも必ず渡します。