内定通知書のテンプレート(Word・A4)を無料・登録不要で配布しています。採用選考の結果、採用を決めた応募者に、内定を正式に伝える書類です。例文が入っているので、名前・日付・条件を書き換えるだけで使えます。
| テンプレート | 向いている使い方 |
|---|---|
| 内定通知書(新卒用) | 学生の採用。入社予定日・提出書類・内定取り消しの事由を書く |
| 採用内定通知書(中途用) | 中途採用。職種・勤務地・給与など主な労働条件を表にまとめる |
| 内定承諾書 | 内定通知書に同封して、応募者に署名して返送してもらう |
目次
内定通知書テンプレート(Word)ダウンロード
内定通知書(新卒用)
採用内定通知書(中途用・主な労働条件つき)
内定承諾書
使い方
- 日付・応募者の氏名・会社名・担当者を書き換えます。
- 入社予定日・提出書類・返送の期限を書きます。中途用は、職種・勤務地・給与などの条件も書きます。
- 内定承諾書の日付や入社予定日を書き換え、内定通知書といっしょに封筒に入れます。返信用封筒(切手を貼ったもの)も同封すると親切です。
- 代表者印(または社印)を押して送ります。メールで送る場合は、PDFにして添付します。
内定通知書に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 日付・宛名・差出人 | 発行日、応募者の氏名(「様」をつける)、会社名・代表者名・担当者の連絡先 |
| 内定の通知 | 選考の結果、採用を内定したこと |
| 入社予定日 | 入社する日。中途採用は相談して決めることも多い |
| 提出書類と期限 | 内定承諾書、卒業見込証明書、健康診断書など |
| 内定取り消しの事由 | 卒業できなかった場合、経歴に重大な偽りがあった場合など |
| 労働条件(中途) | 職種・雇用形態・勤務地・勤務時間・給与など。くわしくは労働条件通知書で示す |
送る時期と方法
- 新卒:政府は、経済団体などに対し、正式な内定日を卒業・修了年度の10月1日以降とするよう要請しています。それより前は「内々定」として伝え、10月1日以降に内定通知書を渡す会社が多くあります。
- 中途:最終面接のあと、できるだけ早く(1週間以内が目安)送ります。ほかの会社の選考も進んでいることが多いため、まず電話やメールで伝え、書面をあとから送ると確実です。
- 送り方:郵送のほか、PDFをメールで送る方法もあります。大切な書類なので、郵送は普通郵便より、記録の残る方法(簡易書留など)が安心です。
内定取り消しと内定辞退の注意点
内定を出して応募者が承諾すると、一般に、入社日から働き始める労働契約が成立したと考えられています。そのため、会社が内定を取り消すには、客観的に合理的で、社会通念上相当といえる理由が必要です。内定通知書には、取り消しになる場合をあらかじめ書いておきます。それでも、書いてあれば必ず取り消せるわけではありません。
一方、応募者からの内定辞退は、原則として自由です。内定承諾書を出したあとでも、辞退されることはあります。内定承諾書は、入社の意思を確かめ、手続きを進めるための書類と考えておきましょう。
新卒者の内定を取り消す場合は、あらかじめハローワークと学校に通知する必要があります。
よくある質問
採用通知書とのちがいは?
採用通知書は、すぐに入社する人に「採用が決まった」ことを伝える書類で、内定通知書は、入社まで期間がある人に「採用を約束する」ことを伝える書類です。中途採用で入社日が近い場合は、採用通知書の形にすることもあります。
労働条件通知書は別に必要?
会社は、労働契約を結ぶときに、賃金・労働時間などの労働条件を書面などで明示する必要があります。内定通知書には主な条件だけを書き、くわしい条件は労働条件通知書で示すとよいでしょう。
不採用の連絡はどうする?
不採用の場合も、応募のお礼と選考の結果を、メールや書面でていねいに伝えます。理由をくわしく書く必要はありません。