このページのテンプレートと説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。手続きの期限や必要な書類は、法律の改正や、会社が加入している健康保険組合などによって変わることがあります。実際の運用は、勤務先の就業規則を確かめ、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。
入社手続きチェックリストのExcelテンプレートを無料で配布しています。社員を雇い入れるときの手続きと準備を、入社前・入社日・入社後に分けて20項目にまとめました。社会保険・雇用保険の届出の期限、労働条件通知書、扶養控除等申告書、マイナンバーの確認などが一覧になっていて、完了に ✓ を入れると行がグレーになり、進み具合(完了/全体)が自動で出ます。記入例つき。登録はいりません。
入社手続きチェックリストのテンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。項目は会社に合わせて書きかえ、空いている行に追加できます。
入社手続きの一覧と期限のめやす
入社前
| 手続き・準備 | ポイント |
|---|---|
| 労働条件通知書(雇用契約書)を渡す | 賃金・労働時間・休日・契約期間・就業の場所や業務などを、雇い入れるときに書面などで明らかにします。2024年4月からは、就業の場所と業務の「変更の範囲」も示すことになりました |
| 入社承諾書・誓約書などを回収する | 会社が決めた書類だけを集めます |
| 入社日に持ってくる書類を案内する | 早めに一覧で伝えると、入社日の手続きがスムーズです |
| パソコン・アカウント・座席・名刺などを用意する | 入社日から仕事を始められるように準備します |
入社日
| 手続き・準備 | ポイント |
|---|---|
| 扶養控除等(異動)申告書を受け取る | 給与から源泉徴収する税金の計算に使います。その年の最初の給与を払う日の前日までに出してもらいます |
| マイナンバーを確認する | 利用目的を伝えてから、番号と本人確認書類を確かめます。取りあつかう人を決め、安全に保管します |
| 振込口座・通勤経路・緊急連絡先 | 給与・通勤手当の計算と、もしものときの連絡に使います |
| 基礎年金番号・雇用保険の番号 | 社会保険と雇用保険の届出に使います。前の会社の雇用保険被保険者証があれば番号を確かめます |
| 前の会社の源泉徴収票 | その年に前の会社で給与をもらっていた人は、年末調整に必要です |
| 雇い入れ時の健康診断 | 常時使用する労働者を雇い入れるときに行います。入社前3か月以内に受けた健康診断の結果を出してもらう方法もあります |
入社後
| 手続き | 提出先 | 期限のめやす |
|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険の資格取得届 | 日本年金機構(健康保険組合に入っている場合は組合にも) | 入社した日から5日以内 |
| 雇用保険の資格取得届 | ハローワーク | 入社した月の翌月10日まで |
| 住民税の特別徴収の引き継ぎ(前の会社で天引きしていた人) | 住んでいる市区町村 | 入社後すみやかに |
| 労働者名簿・賃金台帳への登録 | (会社で作って保存する) | 入社後すみやかに |
パートやアルバイトでも、働く時間や日数によって社会保険・雇用保険に入ります。健康保険の資格については、加入している健康保険(協会けんぽ・健康保険組合)の案内にしたがって、マイナ保険証の使い方や資格確認書などを本人に伝えます。
チェックリストの使い方
- 入社する人の氏名・入社日・配属先を書きます。
- 担当と期限のめやすを、会社のやり方に合わせて書きかえます。必要のない項目は消し、足りない項目は空いている行に追加します。
- 終わったら完了の欄で ✓ を選び、完了日を書きます。行がグレーになり、上の「進み具合」が増えます。
入社する人が何人もいるときは、シートをコピーして1人1枚にすると、もれがなくなります。
あわせて使える書類
よくある質問
社会保険の資格を取得するのはいつですか?
資格を取得する日は、入社した日(雇い入れた日)です。月の途中に入社しても、その日から加入します。届出は、その日から5日以内に行います。
試用期間中も社会保険に入りますか?
加入の条件にあてはまれば、試用期間中でも入社した日から加入します。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式もそのまま動きます。
このページのテンプレートと説明は一般的な参考情報です。当サイトは内容や利用の結果について責任を負いません。手続きの期限や必要な書類は、法律の改正や、会社が加入している健康保険組合などによって変わることがあります。実際の運用は、勤務先の就業規則を確かめ、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。