業務日誌のテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。業務日誌は、その日に職場で行った仕事・来客や電話・連絡事項などを記録しておく書類です。あとから「いつ・だれが・何をしたか」を確かめたり、次の担当者に引き継いだりするのに役立ちます。
- 業務日誌(1日1枚):日付・天気・出勤者、時間ごとの業務の内容、来客・電話、連絡事項・引継ぎ、気づいたこと・所感を書きます。上に確認印の欄があります。
- 業務日誌(1か月一覧):1日1行で、天気・主な業務・連絡事項・記入者を記録します。最初の日付を入れると、その月の日付と曜日が自動で入り、土日に色がつきます。
目次
業務日誌テンプレート(Excel)ダウンロード
業務日誌(1日1枚・記入例)
業務日誌(1か月一覧)
使い方
1日1枚
- 確認印の欄の役職(所長・主任など)を、職場に合わせて書き換えます。
- 毎日、シートをコピーして(シート名を右クリック→［移動またはコピー］)、日付・天気・出勤者を書きます。印刷して手書きで使ってもかまいません。
- 業務の内容は、時間の順に書きます。来客や電話は、相手・用件・どう対応したかを書きます。
- 次の人に伝えることは「連絡事項・引継ぎ」に書き、上司の確認をもらいます。
1か月一覧
- A5のセルに、その月の1日の日付を入れます。31日分の日付と曜日が自動で入ります(30日までの月は、最後の行が空欄になります)。
- 毎日、天気・主な業務の内容・連絡事項・記入者を1行で書きます。
業務日誌の書き方
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 日付・天気・出勤者 | その日の基本の情報。お店では天気が売上の振り返りにも使えます |
| 業務の内容 | 何時に・何をしたか・だれが担当したか |
| 来客・電話 | 相手・用件・どう対応したか・だれが対応したか |
| 連絡事項・引継ぎ | 次の人やほかの担当者に伝えること。期限がある仕事は期限も書く |
| 気づいたこと・所感 | 気になったこと、改善したほうがよいこと |
例文
- 業務の内容:「9:30 商品の入荷・検品(○○商事 3ケース)」「16:30 売上の集計、レジ締め」
- 来客・電話:「○○商事 ○○様より電話。来週の納品日を11/2に変更したいとのこと→了承」
- 連絡事項・引継ぎ:「△△工業様への見積書を11/1までに送る(担当○○)」
- 気づいたこと:「新商品の問い合わせが3件あった。売り場の目立つ場所に置くとよさそう」
続けるコツ
- 短くてよい:毎日長く書くと続きません。事実を短く、箇条書きで書きます。
- 書く時間を決める:終業の10分前など、毎日同じ時間に書きます。
- 数字と固有名詞を入れる:「たくさん」ではなく「3件」、「取引先」ではなく「○○商事」と書くと、あとで役に立ちます。
- 上司が読んで返す:確認印だけでなく、ひとこと返すと、書く人の励みになります。
よくある質問
日報とのちがいは?
使い分けは職場によってちがいますが、日報は一人ひとりがその日の仕事を上司に報告するもの、業務日誌は職場(店舗・事務所・施設など)としてその日の出来事を記録しておくもの、として使われることが多くあります。個人の報告には日報テンプレートが使えます。
どのくらい保存する?
法律で決まった保存期間がない場合は、社内で決めます。トラブルのときに確かめられるよう、少なくとも1〜3年程度は保存しておくと安心です。業種によっては、法令で記録と保存が決められている書類もあるので確認してください。