理由書のテンプレート(Word・PDF)を無料で配布しています。何かが予定どおりにできなかったとき、内容を変えたいときなどに、その理由を相手に説明するための書類です。いろいろな場面で使える一般的な理由書、取引先に出す納期遅延理由書、変更理由書の3種類と、記入例を用意しました。A4縦1枚で、Wordで入力してそのまま印刷できます。
役所・学校・入国管理など、提出先に決まった様式や書き方の指定がある場合は、必ずそちらを使ってください。このページのテンプレートと説明は一般的な書き方の参考で、提出先で受け付けられることを保証するものではありません。
目次
理由書テンプレートのダウンロード
理由書(一般)
件名・理由・今後の対応・添付書類の欄がある、いちばん基本の形です。社内・社外のどちらにも使えます。
納期遅延理由書
取引先に、納期に間に合わないことのお詫びと理由、変更後の納期、再発防止策を伝える形です。
変更理由書
計画・仕様・日程などを変えるときに、変更前・変更後・理由・影響を書く形です。
記入例(提出の遅れ)
理由書の書き方
| 部分 | 書くこと |
|---|---|
| 日付 | 提出する日 |
| 宛先 | 会社なら「○○株式会社 御中」、人なら「○○部 ○○様」 |
| 提出者 | 住所・会社名(所属)・氏名。押印が必要かは提出先に確かめます |
| 件名 | 何についての理由書かを1行で |
| 理由 | いつ・何が起きて・どうなったかを、事実の順に具体的に |
| 今後の対応 | 同じことを起こさないための対策や、これからの予定 |
| 添付書類 | 理由を裏づける書類(証明書・資料など)があれば書く |
伝わる理由書のポイント
- 事実と気持ちを分ける:理由は、日付や数字を入れて事実だけを書きます。お詫びは本文の最初か最後にまとめます。
- 言い訳に見えないように:人や状況のせいにする書き方はさけ、自分(自社)の対応で足りなかったところも書きます。
- 今後の対応を具体的に:「気をつけます」ではなく、「○○の時点で必ず連絡する」のように、何をするかを書きます。
- 短く、読みやすく:A4で1枚に収まるくらいが目安です。
始末書・顛末書・反省文とのちがい
| 書類 | 目的 |
|---|---|
| 理由書 | なぜそうなったのか(理由)を説明する |
| 顛末書 | 起きたことの経緯を、はじめから終わりまで報告する |
| 始末書 | 自分の過ちを認めてお詫びし、くり返さないことを約束する |
| 反省文 | 自分の行動をふり返り、反省の気持ちを書く(学校などで多い) |
それぞれのテンプレートは顛末書・始末書・反省文のページにあります。
よくある質問
手書きでもいいですか?
提出先の指定がなければ、手書きでもかまいません。PDFを印刷して、黒のボールペンで書きます。
押印は必要ですか?
提出先によってちがいます。会社や役所に出すときは、押印が必要か事前に確かめましょう。
メールで送ってもいいですか?
社内の簡単な説明ならメールで足りることもあります。正式な書類として求められたときは、Wordで作ってPDFにして送るか、印刷して提出します。
このページのテンプレートと説明は、一般的な書き方を紹介する参考資料です。内容の正確さや、使った結果について当サイトは責任を負いません。提出先の決まりを確かめてからお使いください。