名簿のテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。サークル・町内会・PTA・クラス・イベントの参加者など、いろいろな名簿に使えます。
| テンプレート | 向いている使い方 |
|---|---|
| 名簿(連絡先つき) | 氏名・ふりがな・住所・電話・メールをまとめた連絡用の名簿。30人分 |
| 名簿(名前のみ・出欠つき) | 名前だけを並べる名簿。出欠を選ぶと人数を自動で数える。40人分 |
| 会員名簿 | 会員番号・入会日・年会費の納入・退会日を管理。30人分 |
目次
名簿テンプレート(Excel・A4縦)ダウンロード
名簿(連絡先つき)
名簿(名前のみ・出欠つき)
会員名簿
使い方
- タイトル(「名簿」)を、「○○サークル名簿」のように書き換えます。
- 1行に1人ずつ入力します。見本の行は消して使ってください。
- 名前のみの名簿は、出欠の欄で「出席」「欠席」「未定」を選びます。下の欄に人数が出ます。欠席の行は灰色になります。
- 会員名簿は、年会費の欄で「納入済」「未納」を選びます。やめた人は退会日を入れると、行が灰色になり、在籍の会員数から外れます。
- 行が足りないときは、表の途中に行を挿入します。たくさんの人数を印刷すると、2ページ目にも見出しの行が入ります(連絡先つき・会員名簿)。
見やすい名簿の作り方
- 並べ方を決める:五十音順・学年順・入会順など、使う人が探しやすい順にします。Excelの［データ］→［並べ替え］で、ふりがなの列を選ぶと五十音順に並べられます。
- ふりがなを入れる:読み方がわかると、名前を呼ぶときにまちがえません。並べ替えにも使えます。
- 書き方をそろえる:電話番号のハイフンの有無、住所の番地の書き方(「1-2-3」か「1丁目2番3号」か)をそろえると、見やすくなります。
- いらない項目は入れない:使わない項目は列ごと削除します。項目が少ないほど、記入する人の負担も、預かる個人情報も減ります。
- 作成日を書く:名簿は時間がたつと古くなります。いつ作ったかがわかるよう、作成日を入れておきます。
名簿の個人情報を扱うときの注意
名簿には住所や電話番号などの個人情報がたくさんのっています。小さなサークルや町内会でも、次のことに気をつけましょう。
- 集めるときに目的を伝える:「会からの連絡に使います」のように、何に使うのかを伝えてから書いてもらいます。
- 配る範囲をしぼる:全員に配る名簿には、名前と連絡に必要な項目だけを入れます。住所などは役員だけが持つようにする方法もあります。
- ファイルにはパスワードを:Excelの［ファイル］→［情報］→［ブックの保護］→［パスワードを使用して暗号化］で、パスワードをかけられます。
- 古い名簿は処分する:新しい名簿を作ったら、古い紙の名簿はシュレッダーなどで細かくして捨てます。
名簿のもとになる申し込みを集めるときは、申込書テンプレートや、個人情報の取り扱いに関する同意書も使えます。
よくある質問
名前だけを印刷したい
名前のみの名簿を使うか、連絡先つきの名簿で、いらない列を選んで右クリック→［非表示］にしてから印刷します。
名簿から名札を作りたい
名札テンプレートの名簿シートに、この名簿の氏名とふりがなをコピーして貼り付けると、名札が自動でできます。
Googleスプレッドシートで共有したい
Googleドライブにアップロードして開けば、出欠の選択や人数の計算もそのまま使えます。共有するときは、見られる人の範囲に気をつけてください。