不具合報告書のExcelテンプレートを無料で配布しています。製品や部品の不具合(不良)が見つかったときに、発生日時・製品・ロット・不具合の内容・写真を書き、応急処置・原因(なぜなぜ分析)・再発防止策・効果の確認までを1枚で報告できます。検査した数と不具合の数を入れると、不具合の割合(不良率)が自動で出ます。記入例つきで、登録はいりません。
目次
不具合報告書テンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。黄色のセルに入力します。
不具合報告書の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 発生日時・見つけた人 | いつ、だれが見つけたか。発生した時刻がわからないときは「見つけた時刻」を書きます |
| 製品名・品番・ロット | どの製品の、どの製造ロットか。同じロットのほかの製品を調べるときに必要です |
| 見つけた段階 | 工程内・受入検査・出荷前・お客様の指摘のどこで見つかったか。お客様の指摘は重要度を上げます |
| 検査した数・不具合の数 | 入れると不具合の割合(不良率)が自動で出ます |
| 不具合の内容・写真 | いつ・どこで・何が・どのように、を具体的に。写真や図があると、だれが見ても同じように理解できます |
| 応急処置 | 広がらないように、すぐにしたこと(在庫の全数検査、不良品の隔離、機械の停止など) |
| 原因 | 「なぜ」を3〜5回くり返して、本当の原因まで掘り下げます |
| 再発防止策・効果の確認 | 原因をなくすための対策と、担当・期限。一定の期間の後に、効果があったかを確かめます |
原因の書き方(なぜなぜ分析)
不具合の原因を「作業者の不注意」で終わらせると、同じ不具合がまた起こります。「なぜ」をくり返して、仕組みの原因までたどりつくのがポイントです。
- なぜキズがついたのか → 金型の角に加工くずが付いていたから
- なぜ加工くずが付いていたのか → 昼休み明けの清掃で、角をふいていなかったから
- なぜふいていなかったのか → 清掃の手順書に、角の清掃が書かれていなかったから
この例では、対策は「手順書に角の清掃を追加し、点検表に項目を入れる」になります。対策を手順書に反映するときは作業手順書を使えます。
不具合報告書とほかの報告書
| 書類 | 使う場面 |
|---|---|
| 不具合報告書 | 製品・部品・設備などに不具合(不良)が見つかったとき |
| ヒヤリハット報告書 | けがや事故にはならなかったが、危なかったできごと |
| 事故報告書 | けがや事故、物の破損が起きたとき |
| 苦情対応記録表 | お客様からの苦情やクレームを受けたときの対応の記録 |
よくある質問
不具合報告書は、だれに出せばよいですか?
一般的には、上司と品質保証(品質管理)の担当部署に出します。お客様から指摘された不具合は、営業の担当にも共有します。
お客様に出す報告書としても使えますか?
使えます。社内の情報(作業者の名前など)を消してから、原因と対策の部分を中心にまとめてください。お客様あての書類の形式が決まっているときは、それに合わせます。
不具合の写真はどう貼ればよいですか?
Excelの「挿入」→「画像」で写真を入れ、「写真・図」の枠の中に大きさを合わせます。写真の一部を切り抜くときは画像トリミングが便利です。