修理依頼書のExcelテンプレートを無料で配布しています。こわれた機械・設備・備品の品名・型式・製造番号・設置場所と、どんな症状か・いつからか・エラー表示、修理の希望日や見積の要否を1枚にまとめて、修理会社や社内の保全担当に依頼できます。下の段は受付と修理の記録になっていて、原因・修理の内容・費用までこの1枚に残せます。記入例(業務用エアコン)つきで、登録はいりません。
修理依頼書のテンプレート(Excel)
A4縦で印刷できます。黄色のセルに入力します。
修理依頼書の書き方
| 項目 | 書くこと・ポイント |
|---|---|
| 依頼番号・依頼日 | 社内で何件も依頼するときは「R-2026-018」のような番号をつけると、あとで探しやすくなります |
| 修理してほしいもの | 品名・メーカー・型式・製造番号(本体のシールに書いてあります)・設置場所を書きます。型式と製造番号があると、修理する人が部品を用意しやすくなります |
| 購入日・保証 | 保証期間の中なら、無料で修理してもらえることがあります。保証書があるかも確かめます |
| どんな症状か | 「動かない」だけでなく、どの操作をすると、どうなるかを書きます(例:冷房をつけると10分で止まる) |
| いつから・頻度 | いつから起きているか、毎回か、ときどきかを書きます |
| エラー表示・音 | 画面やランプの表示、いつもとちがう音やにおいを書きます。写真をとっておくと伝わりやすくなります |
| ご希望 | いつまでに直してほしいか、修理の前に見積がほしいか、立ち会いや入館の方法、代わりの機器が必要かを書きます |
受付・修理の記録の使い方
下の段は、修理を受けた人(修理会社や保全担当)が書きます。受付日・修理予定日・原因・修理の内容・費用を書いて、修理が終わったら依頼した人が動作を確かめ、「依頼者確認」の欄に印をおします。この1枚を残しておくと、同じ機械が何回こわれたか、いくらかかったかがわかり、買いかえを考えるときの材料になります。
依頼する前に確かめること
- 電源・ブレーカー・コンセント:抜けていたり、ブレーカーが落ちていたりしないか。
- 取扱説明書の「故障かな?と思ったら」:エラー表示の意味や、自分でできる対処が書いてあることがあります。
- 危ないときはすぐに止める:こげたにおい・煙・水もれ・異常な熱があるときは、使うのをやめて電源を切り、まわりの人に知らせます。
あわせて使う書類
ふだんの点検は設備点検表や点検表で、工具は工具管理表で管理できます。製品やサービスの不具合をお客様や社内に報告するときは不具合報告書、修理で写真を残すときは写真台帳が使えます。
よくある質問
修理依頼書と修理報告書のちがいは?
修理依頼書は、直してほしい人が「何を、どう直してほしいか」を伝える書類です。修理報告書は、直した人が「原因と、どう直したか」を伝える書類です。このテンプレートは、上の段が依頼書、下の段が修理の記録(報告)になっているので、1枚で両方に使えます。
社内の修理にも使えますか?
使えます。宛先を「設備課」「保全係」などにします。社外の修理会社には、FAXやメールで送る前にFAX送付状や送付状をつけるとていねいです。
家電や賃貸の部屋の修理にも使えますか?
使えます。賃貸の部屋の設備(エアコン・給湯器など)がこわれたときは、まず管理会社や大家さんに連絡し、修理の依頼の方法を確かめてください。
Googleスプレッドシートでも使えますか?
使えます。Googleドライブにアップロードして開くと、計算式や色分けもそのまま動きます。