出勤簿のテンプレート(Excel・PDF)を無料・登録不要で配布しています。年と月を入れるだけで日付と曜日が入り、出勤日数・有休・欠勤などの日数を自動で数えます。
| テンプレート | 向いている使い方 |
|---|---|
| 出勤簿(個人用・A4縦) | 1人1枚。出勤・退勤の時刻と確認印の欄つき |
| 出勤簿(複数人用・A4横) | 15人を1枚で。○・有・欠・休を書くだけのシンプルな形 |
| 手書き用PDF | Excelを使わず、印刷して手で書き込む |
出勤・退勤の時刻から実働時間や残業時間まで計算したいときは、勤怠表テンプレートが便利です。
目次
出勤簿テンプレート(Excel)ダウンロード
出勤簿(個人用・A4縦)
出勤簿(複数人用・A4横)
出勤簿(手書き用PDF)ダウンロード
日付が1〜31の数字で入っている、手書き用のPDFです。年・月と曜日を書き込んで使います。
使い方
- 黄色のセルに年と月を入れます。日付と曜日が自動で入り、土曜は青、日曜は赤になります。
- 所属・氏名(複数人用は15人分の氏名)を入れます。
- 個人用:毎日、区分(出勤・休日・有休・欠勤・遅刻・早退・特休)を一覧から選び、出勤・退勤の時刻を入れます。
- 複数人用:日付の下のマスに「○」(出勤)・「有」(有休)・「欠」(欠勤)・「休」(休日)を一覧から選びます。遅刻・早退は「遅」「早」で、出勤に数えます。
- 月末に日数を確認し、本人と確認者が印を押します。次の月は、シートをコピーして月を変えます。
見本の入力は消してから使ってください。祝日は自動で色がつかないので、区分で「休日」を選ぶか、備考に祝日名を書いてください。
出勤簿に書く項目
会社は、働く人ごとに出勤日・労働時間などを記録しておく必要があります。出勤簿には、次のような項目を書いておきます。
- 氏名・所属
- 出勤した日と、休んだ日の理由(休日・有休・欠勤など)
- 始業・終業の時刻(出勤・退勤の時刻)
- 残業・休日出勤・深夜の時間(ある場合)
厚生労働省のガイドラインでは、労働時間はタイムカードやパソコンの記録など、客観的な方法で確認することが原則とされています。自己申告の出勤簿を使う場合は、実際の時間と合っているかを会社が確認するようにします。
出勤簿の保存期間
出勤簿は、労働基準法で保存が義務づけられている書類の一つです。保存期間は5年(当分の間は3年)で、原則としてその出勤簿の記録が完結した日から数えます。紙で保存しても、Excelのデータで保存してもかまいません。
よくある質問
20日締めにしたい
個人用は、1日の日付の式を書き換えると締め日を変えられますが、手書き用PDFに日付を書き込むほうが簡単です。複数人用は、日付の行に21〜20の数字を手で入れ直して使えます。
有給休暇の残り日数も管理したい
年に1回、「付与日数」「取得日数」「残り日数」を一覧にした年次有給休暇管理簿を別に作っておきます(年5日の取得義務があるため、管理簿の作成・保存も必要です)。
スプレッドシートで使える?
Googleドライブにアップロードして開けば、Googleスプレッドシートでも日付・日数の計算がそのまま使えます。