督促状のテンプレート(Word)を無料・登録不要で配布しています。請求した代金の支払期日を過ぎても入金がないときに、支払いをお願いするための文書です。いきなり強い言葉で送ると、取引の関係が悪くなることもあるため、段階を追って送るのが一般的です。
| 段階 | テンプレート | 送るとき |
|---|---|---|
| 1回目 | お支払いについてのお願い | 期日を数日〜1週間過ぎたとき。うっかり忘れの可能性を考えて、ていねいに |
| 2回目 | 督促状 | 1回目のお願いの期限を過ぎても入金がないとき |
| 最後 | 催告書 | 何度お願いしても支払いがないとき。法的な手続きの前の最終通知 |
目次
督促状テンプレート(Word)ダウンロード
1回目:お支払いについてのお願い
2回目:督促状
最後:催告書
使い方
- 送る前に、入金の記録・請求書の控え・相手とのやりとりを確かめます(こちらの確認もれや、相手が支払った直後の行き違いを防ぐため)。
- 段階に合ったテンプレートを開き、宛名・請求金額・請求の内容・当初の支払期日・振込先・新しい期限を書き換えます。
- 電話やメールで先に連絡しておくと、話が早く進むこともあります。
- 送った日付と内容を記録しておきます。請求書管理表で入金状況を管理すると、遅れにすぐ気づけます。
督促状の書き方
| 書くこと | ポイント |
|---|---|
| 請求の内容 | 何の代金か、請求書の日付と番号 |
| 金額 | 税込の請求金額。一部だけ入金があったときは、残りの金額 |
| 当初の支払期日 | いつまでに払うはずだったか |
| 新しい期限 | 「○月○日までに」と、日付ではっきり |
| 振込先 | 銀行名・支店・口座番号・名義 |
| 連絡先 | 問い合わせの担当者と電話番号 |
1回目は「行き違いの場合はご容赦ください」と添えて、相手を責めない書き方にします。2回目以降は、期限と、期限までに支払いがない場合の対応(取引の見直し・法的手続き)をはっきり書きます。
催告書と内容証明郵便
催告書は、内容証明郵便で送るのが一般的です。内容証明郵便は、いつ・だれに・どんな内容の文書を送ったかを郵便局が証明してくれるもので、あとで「受け取っていない」と言われるのを防げます。内容証明郵便には、1行の字数や1枚の行数などの決まりがあり、同じ文書を3通(相手・自分・郵便局)用意する必要があります。インターネットから出せる「e内容証明」もあります。くわしくは郵便局で確認してください。
時効と遅延損害金
- 時効:売掛金などの代金は、原則として、請求できることを知った時から5年で時効になります。督促状や催告書を送る(催告する)と、その時から6か月間は時効が完成しません。その間に、裁判などの手続きをとる必要があります。
- 遅延損害金:支払いが遅れた分には、遅延損害金を請求できます。契約で利率を決めていないときは、法定利率(2029年3月までは年3%)で計算します。
金額が大きい場合や、相手と連絡がとれない場合は、早めに弁護士や商工会議所などに相談しましょう。
よくある質問
督促状はいつ送る?
支払期日を過ぎて入金がないことがわかったら、まずは電話やメールで確認し、数日〜1週間たっても入金がなければ1回目のお願いを送ります。2回目、最後と、それぞれ1〜2週間ほどの期限をつけて送るのが目安です。
請求書を送り直したい
請求書をなくした、届いていないと言われたときは、請求書テンプレートで作り直して送ります。請求書の金額をまちがえていたときは、お詫び状を添えて正しい請求書を送りましょう。