在職証明書のテンプレート(Word・Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。退職した人から求められたときに使う退職証明書もセットです。会社名などを書き換えるだけで使えます。
| テンプレート | 使う場面 |
|---|---|
| 在職証明書 | 住宅ローン・賃貸住宅の申し込み、ビザ(在留資格)の申請、転職先への提出など |
| 退職証明書 | 退職した人から求められたとき。転職先への提出や、国民健康保険の手続きなど |
目次
在職証明書・退職証明書テンプレート(Word・Excel)ダウンロード
在職証明書
退職証明書
在職証明書の書き方(記入例)
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 氏名・生年月日・住所 | 本人の情報。住所は住民票のとおりに |
| 入社年月日 | 2020年4月1日 |
| 所属・役職 | 営業部 営業1課 主任 |
| 職種 | 営業職(法人向けの事務用品の販売) |
| 雇用形態 | 正社員(□を■にする) |
| 勤務時間 | 9時00分〜18時00分(休憩1時間) 週5日 |
| 使用目的 | 住宅ローンの申し込みのため |
最後に、証明する日付・会社の所在地・会社名・代表者名を書き、会社の印(代表者印または社印)を押します。提出先から年収(給与の額)の記入を求められた場合は、表に行を追加して書きます。
提出先ごとの注意
- 住宅ローン・賃貸:金融機関や不動産会社が指定する書式があれば、そちらを使います。
- ビザ(在留資格)の申請:出入国在留管理庁への提出では、決まった書式はないことが多く、会社が作った在職証明書を使えます。会社名・所在地・職務内容・雇用期間がわかるように書きます。
- 保育園の申し込み:保育園では、在職証明書ではなく、市区町村が決めた「就労証明書」の書式を使います。市区町村のホームページからダウンロードしてください。
退職証明書は会社の義務
退職した人(解雇された人を含む)から求められたときは、会社は退職証明書を遅れることなく出さなければなりません(労働基準法第22条)。書くのは、本人が求めた次の項目だけです。
- 使用期間(働いていた期間)
- 業務の種類
- その事業における地位
- 賃金
- 退職の事由(解雇の場合は、その理由)
本人が求めていない項目(たとえば解雇の理由)は、書いてはいけません。失業給付の手続きに使う「離職票」とは別の書類です。
よくある質問
在職証明書は自分で作ってもいい?
在職証明書は、会社が「この人が在職している」と証明する書類なので、作成と押印は会社(人事・総務)が行います。本人がテンプレートを用意して、会社に記入と押印をお願いするのはかまいません。
発行までにどのくらいかかる?
会社によりますが、数日〜1週間ほどかかることがあります。提出期限がある場合は、早めに人事・総務に頼みましょう。