チェックリストのテンプレート(Excel・A4縦)を無料・登録不要で配布しています。
- チェック欄で「済」を選ぶと、その行が灰色になり取り消し線が付きます。
- 上の達成率に、何%終わったかが自動で表示されます(「1 / 3 件 完了」のように件数も)。
- 汎用・仕事のToDo・旅行の持ち物の3シート入り。項目名や見出しは自由に書き換えられます。
目次
チェックリストテンプレート(Excel)ダウンロード
使い方
- ダウンロードしたファイルをExcelで開き、画面下のシート見出しから使うシートを選びます。
- 「項目」の列に、やることや持ち物を入れます(見本の項目は消して使います)。
- 終わったら、「チェック」の欄で［▼］から「済」を選びます。行が灰色になり、達成率が上がります。
- 紙で使う場合は、印刷して手書きで✓を付けます。A4縦1枚に30項目入ります。
シートを増やしたいときは、シート見出しを右クリック→［移動またはコピー］→［コピーを作成する］で複製し、名前を変えます。
使えるチェックリストの例
- 仕事:月末の事務処理、新人の入社準備、イベントの準備、出張の手配
- 暮らし:引っ越しの手続き、大掃除、年末年始の準備、買い物リスト
- 旅行・行事:旅行の持ち物、キャンプ用品、運動会・遠足の持ち物
項目は「○○する」のように、終わったかどうかがはっきりわかる書き方にすると、チェックしやすくなります。
よくある質問
「済」以外の記号にしたい(✓や○など)
チェック欄を選んで［データ］→［データの入力規則］で、［元の値］を「✓,未」などに変えます。あわせて、達成率の式(セルF1)と条件付き書式の「済」の部分も同じ記号に変えます。
Googleスプレッドシートで使えますか?
アップロードして開けます。チェック欄のリスト、取り消し線、達成率もそのまま動きます。
使いやすいチェックリストの作り方
チェックリストは、項目の書き方しだいで使いやすさが大きく変わります。次の4つを意識して作ってみましょう。
- 1つの項目に1つの作業:「資料を作って送る」は、「資料を作る」「資料を送る」の2つに分けます。半分だけ終わったときに、チェックできずに困ることがなくなります。
- やる順番に並べる:作業の順番どおりに上から並べると、リストを見ながら迷わず進められます。持ち物なら「服」「洗面用具」のように種類ごとにまとめます。
- 具体的に書く:「準備する」ではなく「会議室を予約する」「名札を20人分印刷する」のように、数や名前まで入れます。
- 必要なら期限や担当を書く:何人かで分担するときは、項目のあとに「(山田・5/10まで)」のように書き足すと、だれがいつまでにやるかがはっきりします。
チェックリストのよくある失敗
| よくある失敗 | こうすると防げます |
|---|---|
| 項目が多すぎて、見るのがいやになる | 大事な項目だけにしぼる。多いときは「前日」「当日」のように、シートや見出しを分ける |
| 書き方があいまいで、終わったかわからない | 「確認する」より「金額が合っているか見る」のように、何をすれば終わりかがわかる書き方にする |
| 作ったまま、見直さない | 使い終わったら、いらなかった項目を消し、足りなかった項目を足して、次の回に使う |
| 見ないでチェックを付けてしまう | 慣れた作業ほど、1つずつ実際に確かめてからチェックする |
同じ作業をくり返すときは、使い終わったリストを「ひな形」として保存しておくと便利です。回を重ねるたびにリストがよくなり、作業のもれも減っていきます。
家族やチームで使うときのコツ
- 担当を決めてから配る:だれがどの項目をやるかを決めずに配ると、「だれかがやるだろう」と思って、もれが出やすくなります。
- 置き場所を1つにする:同じリストをそれぞれが別に持つと、どれが最新かわからなくなります。紙なら1枚を決まった場所に貼り、Excelなら共有のフォルダに1つだけ置きます。
- 終わった人の名前を残す:チェック欄の横に、やった人の名前や日付を書いておくと、あとで「だれがやったか」を確かめられます。
- 終わったらすぐに付ける:あとでまとめて付けようとすると、付け忘れが出ます。終わったその場でチェックするようにしましょう。
チェックリストの例:出張の準備
項目の書き方の参考に、出張の準備のチェックリストの例をのせます。テンプレートの「仕事のToDo」シートにそのまま入力して使えます。
出発の1週間前まで
- 新幹線・飛行機の切符を予約する
- ホテルを予約する
- 訪問先に、日時と人数をメールで確認する
- 出張の申請書を上司に出す
前日まで
- 打ち合わせの資料を印刷する(予備も1部)
- 名刺の残りの枚数を確かめる
- パソコンとスマホを充電する
- 訪問先までの道順と、かかる時間を調べる
帰ってから
- 訪問先にお礼のメールを送る
- 出張の報告書を書く
- 交通費・宿泊費の精算をする
出張のあとの書類づくりには、報告書テンプレートや経費精算書テンプレートも使えます。